Wat zijn brongegevens?

Brongegevens is een term die wordt gebruikt om de oorsprong van informatie te beschrijven die wordt gebruikt om elektronische gegevens te maken. Gegevens van dit type worden meestal op twee manieren gemaakt. Een benadering is om papieren documenten te scannen en elektronische bestanden van die papieren te maken. Een andere benadering is om de informatie op de papieren versie te lezen en de gegevens in een elektronisch formaat in te voeren met behulp van een toetsenbord en een soort gegevensverwerkingssoftware. Hierdoor kunnen de brongegevens worden opgeslagen terwijl de bijbehorende elektronische gegevens kunnen worden gebruikt wanneer en zoals gewenst, zonder dat het originele brondocument constant moet worden opgehaald.

Het scannen van brongegevens is een veelgebruikte methode voor het bewaren van waardevolle papieren exemplaren die mogelijk in verval raken. Het scanproces maakt het effectief mogelijk om een ​​elektronische afbeelding van het originele document te maken. Dit is met name handig bij brongegevens zoals historische documenten zoals zakelijke contracten, volkstellingen, daden en andere soorten records. Door gebruik te maken van de elektronische kopieën is het mogelijk om te verwijzen naar en gebruik te maken van de informatie in de documenten zonder de originelen aan extra slijtage te onderwerpen.

Er zijn enkele voorbeelden van scanners die meer doen dan alleen een elektronisch beeld van brongegevens maken. Een voorbeeld is een scanner die is geprogrammeerd om informatie op een visitekaartje te verwerken. In plaats van een elektronische fax van de kaart te maken, leest de scanner de informatie daadwerkelijk en relateert deze aan gespecificeerde velden zoals naam, adres, telefoon- en faxnummers en e-mailadressen. De informatie die wordt verkregen uit de brongegevens wordt vervolgens gedeponeerd in een database die compatibel is met de scannersoftware, waardoor veel tijd wordt bespaard bij het invoeren van gegevens en het maken van mailinglijsten.

Brongegevens bieden vaak de informatie die wordt gebruikt bij verschillende taken voor het invoeren van gegevens. In deze toepassing wordt niet geprobeerd scansoftware te gebruiken om afbeeldingen te maken of gegevens uit de bron te extraheren. In plaats daarvan lezen personen de brongegevens op papieren documenten en typen ze de informatie in een soort database. Dit creëert computeropslag van de gegevens die worden ondersteund door de hardcopy brongegevens en biedt het voordeel dat de elektronische informatie kan worden bewerkt of gedeeld met anderen, zonder dat het brondocument hoeft te worden gedeeld. De informatie kan indien nodig ook volledig of gedeeltelijk worden gecombineerd met gegevens uit aanvullende bronnen, waardoor het brondocument intact en in zijn oorspronkelijke vorm behouden blijft.