Hva er kildedata?

Kildedata er et begrep som brukes for å beskrive opprinnelsen til informasjonen som brukes til å lage elektroniske data. Data av denne typen lages vanligvis på en av to måter. En tilnærming er å skanne papirkopier og lage elektroniske filer av papirkopiene. En annen tilnærming er å lese informasjonen på papirkopien og legge inn dataene i et elektronisk format med bruk av et tastatur og en slags databehandlingsprogramvare. Dette gjør det mulig å plassere kildedataene i lagring, mens de ledsagende elektroniske dataene kan brukes når og som ønsket, uten behov for stadig å hente det originale kildedokumentet.

Skanning av kildedata er en vanlig tilnærming for å bevare verdifulle papirkopier som kan være i fare for forverring. Prosessen med skanning effektivt gjør det mulig å lage et elektronisk bilde av originaldokumentet. Dette er spesielt nyttig med kildedata som historiske dokumenter som forretningskontrakter, folketellingsrapporter, gjerninger og andre typer poster. Ved å benytte seg av de elektroniske kopiene er det mulig å henvise til og benytte seg av informasjonen som finnes i dokumentene uten å utsette originalene for ekstra slitasje.

Det er noen eksempler på skannere som mer enn bare lager et elektronisk bilde av kildedata. Et eksempel er en skanner som er programmert til å behandle informasjon som finnes på visittkortet. I stedet for å opprette en elektronisk faksimile av kortet, leser skanneren faktisk informasjonen og relaterer den til spesifiserte felt som navn, adresse, telefon- og faksnumre og e-postadresser. Informasjonen hentet fra kildedataene blir deretter deponert i en database som er kompatibel med skannerprogramvaren, noe som sparer mye tid på dataregistrering og oppretting av adresselister.

Ofte gir kildedata informasjonen som brukes i forskjellige oppføringer av data. I denne applikasjonen er det ikke noe forsøk på å bruke skanneprogramvare for å lage bilder eller trekke ut data fra kilden. I stedet les enkeltpersoner kildedataene som er funnet på papirkopier, og skriver inn informasjonen i en type database. Dette skaper datamaskinlagring av dataene som støttes med kildedataene for papirkopi, og gir fordelen av å kunne redigere eller dele den elektroniske informasjonen med andre, uten å måtte dele kildedokumentet. Informasjonen kan også kombineres helt eller delvis med data fra flere kilder om nødvendig, slik at kildedokumentet kan forbli intakt og bevart i sin opprinnelige form.