Co to są dane źródłowe?
Dane źródłowe to termin używany do opisania pochodzenia informacji wykorzystywanej do tworzenia danych elektronicznych. Dane tego typu są zwykle tworzone na dwa sposoby. Jednym z podejść jest skanowanie dokumentów papierowych i tworzenie elektronicznych plików tych papierowych kopii. Innym podejściem jest odczytywanie informacji na papierze i wprowadzanie danych do formatu elektronicznego za pomocą klawiatury i pewnego rodzaju oprogramowania do przetwarzania danych. Umożliwia to przechowywanie danych źródłowych w pamięci, podczas gdy towarzyszące dane elektroniczne mogą być wykorzystywane w dowolnym czasie i według potrzeb, bez konieczności ciągłego wyszukiwania oryginalnego dokumentu źródłowego.
Skanowanie danych źródłowych jest powszechnym podejściem do zachowania cennych zapisów w formie papierowej, które mogą być zagrożone pogorszeniem. Proces skanowania skutecznie umożliwia utworzenie elektronicznego obrazu oryginalnego dokumentu. Jest to szczególnie pomocne w przypadku danych źródłowych, takich jak dokumenty historyczne, takie jak umowy handlowe, raporty spisowe, akty i inne rodzaje zapisów. Korzystając z kopii elektronicznych, można odwoływać się do informacji znajdujących się w dokumentach i korzystać z nich bez narażania oryginałów na dodatkowe zużycie.
Istnieje kilka przykładów skanerów, które nie tylko tworzą elektroniczny obraz danych źródłowych. Jednym z przykładów jest skaner zaprogramowany do przetwarzania informacji znalezionych na wizytówce. Zamiast tworzyć elektroniczne faksymile karty, skaner faktycznie odczytuje informacje i wiąże je z określonymi polami, takimi jak nazwa, adres, numery telefonu i faksu oraz adresy e-mail. Informacje uzyskane z danych źródłowych są następnie deponowane w bazie danych zgodnej z oprogramowaniem skanera, co pozwala zaoszczędzić dużo czasu na wprowadzaniu danych i tworzeniu list mailingowych.
Często dane źródłowe zawierają informacje wykorzystywane w różnych zadaniach wprowadzania danych. W tej aplikacji nie próbuje się używać oprogramowania skanującego do tworzenia obrazów lub wydobywania danych ze źródła. Zamiast tego osoby czytają dane źródłowe znalezione na papierowych dokumentach i wpisują informacje do pewnego rodzaju bazy danych. Umożliwia to komputerowe przechowywanie danych, które są poparte danymi źródłowymi w wersji papierowej, i zapewnia możliwość edytowania lub udostępniania informacji elektronicznych innym osobom, bez potrzeby udostępniania dokumentu źródłowego. W razie potrzeby informacje można również w pełni lub częściowo połączyć z danymi z dodatkowych źródeł, co pozwala dokumentowi źródłowemu pozostać nienaruszonym i zachować go w oryginalnej formie.