Wat is basistelefoonetiquette?

Sommigen betreuren het gebrek aan elementaire telefoonetiquette, zowel bij persoonlijke als professionele gesprekken. Telefoonetiquette biedt een manier voor mensen om beleefd samen te werken in een samenleving, waardoor frustraties en communicatie-ongelukken worden geëlimineerd. Telefoonetiquette werkt echter het beste als iedereen de regels kent.

Begin met vroeg lesgeven aan kinderen, telefoonetiquette. Laat een kind geen telefoon opnemen, tenzij hij of zij een praktische kennis heeft van wat te zeggen. Niemand wil een frustrerend gesprek met een nauwelijks vertrouwde éénjarige. Train in plaats daarvan kinderen van ongeveer drie tot vijf jaar, afhankelijk van hun spraakvaardigheid, om te leren hoe ze een telefoon beleefd moeten beantwoorden.

Het beantwoorden van een telefoon begint met een eenvoudige "Hallo". Voor kinderen omvat de basisetiquette van de telefoon beleefd vragen wie de beller is. De persoon aan de andere kant van de lijn moet zichzelf identificeren, maar vaak is dit niet het geval. Instrueer het kind om naar een inleiding te luisteren voordat hij erom vraagt.

Een voorbeeld van een eerste goedgekeurde telefoonetiquette-oproep is de volgende:

Op dit punt moet het kind de ouder die belt, vertellen en niet zo hard mogelijk schreeuwen: "Hé mam, Bob Shipley is aan de telefoon!" Als de ouder om een ​​of andere reden bezig is, een luier verschoont of in de badkamer moet het kind terugkeren naar de beller en verklaren dat de gezochte persoon niet beschikbaar is. Op dit punt moet het kind een nummer of bericht nemen. Het kind mag de acties van de gezochte persoon, zoals 'Ze is in de badkamer', niet bekendmaken. Hij of zij moet alleen aangeven dat de ouder niet naar de telefoon kan komen en snel terugbelt.

Het onderwijzen van deze elementaire telefoonetiquette aan jonge kinderen kan leiden tot levenslange manieren van gewoonten jegens bellers. De volgende regel voor telefoonetiquette is om tijdig terug te bellen. Als een kind instaat voor een ouder die snel terugbelt, moet de ouder dat precies doen, tenzij zich een noodgeval voordoet.

Voor de beller is identificatie de sleutel. Een groet van de "callee" moet worden gevolgd door "Hallo dit is zo-en-zo. Mag ik met mevrouw Jones spreken? 'Waar mogelijk moet vooraf voldoende informatie over uw bedrijf worden gegeven. Medische kantoren en creditcardbedrijven vormen een uitzondering vanwege de vertrouwelijkheidswetten. In dit geval kunnen degenen die bellen alleen hun naam en nummer vermelden.

Voor telefoonetiquette moeten zowel de beller als de ontvanger gereed zijn om informatie op te schrijven wanneer dat nodig is. Voordat u belt of een gesprek aanneemt, moet u zeker weten dat u over een werkend schrijfinstrument beschikt, alle informatie die u mogelijk moet geven en waarover u kunt schrijven.

Houd telefoontjes kort maar vriendelijk in het belang van de persoon aan de andere lijn. Zodra een transactie is afgehandeld, eindigt u met eenvoudig bedanken, hetzij voor het gebruik van een bedrijf of voor het verstrekken van de benodigde informatie. Bedankt moet worden beantwoord om goede telefoonetiquette te promoten. Let ook op verschillende tijdzones. Probeer overdag te bellen. Vermijd oproepen vóór 09.00 uur en na 21.00 uur.

Fundamentele telefoonetiquette vereist ook beleefdheid voor advocaten. Het is niet nodig om naar een volledig verkoopgesprek te luisteren. Men kan de naam en het bedrijf vragen van een advocaat, die meestal op basis van een script werkt, en vervolgens desinteresse uiten in het bedrijf of de producten. Men kan ook stellen dat hij of zij niet telefonisch zaken doet. Je kunt ook vragen om je naam in de toekomst op een niet-bellen-lijst te zetten.

Screening van oproepen met nummerherkenning is acceptabel wanneer men noch de tijd noch de neiging heeft om met een beller te praten. Een elementaire telefoonetiquette vereist ook geen telefoontjes van ongewenste advocaten. Als u oproepen van familie, vrienden of zakenpartners screent, moet u zich echter inspannen om oproepen tijdig te beantwoorden.