O que é etiqueta telefônica básica?

Alguns lamentam a falta de etiqueta telefônica básica em ligações pessoais e profissionais. A etiqueta telefônica oferece uma maneira de as pessoas funcionarem educadamente juntas em uma sociedade, eliminando frustrações e problemas de comunicação. No entanto, a etiqueta telefônica funciona melhor quando todos conhecem as regras.

Comece a ensinar cedo as crianças a etiqueta telefônica. Não deixe que uma criança atenda um telefone, a menos que tenha conhecimento prático do que dizer. Ninguém quer uma conversa frustrante com uma criança pouco familiarizada de um ano. Em vez disso, treine crianças de três a cinco anos, dependendo da capacidade de fala, para aprender a atender educadamente um telefone.

Atender um telefone começa com um simples "Olá". Para as crianças, a etiqueta telefônica básica inclui perguntar educadamente quem é o chamador. A pessoa do outro lado da linha deve se identificar, mas frequentemente esse não é o caso. Instrua a criança a ouvir uma introdução antes de pedir uma.

Uma amostra de uma chamada aprovada para etiqueta telefônica inicial é a seguinte:

Nesse ponto, a criança deve ser capaz de dizer ao pai que está ligando e não gritar o mais alto possível: "Ei mãe, Bob Shipley está ao telefone!" Se, por algum motivo, o pai estiver ocupado, trocando uma fralda ou no banheiro, a criança deve retornar ao chamador e declarar que a pessoa solicitada não está disponível. Nesse ponto, a criança deve receber um número ou mensagem. A criança não deve divulgar as ações da pessoa solicitada, como "Ela está no banheiro". Ele ou ela deve apenas declarar que os pais não podem telefonar e que ligarão em breve.

Ensinar essa etiqueta telefônica básica a crianças pequenas pode resultar em hábitos educacionais ao longo da vida para os chamadores. A próxima regra de etiqueta telefônica é fazer retornos de chamada em tempo hábil. Se uma criança atestou a ligação dos pais rapidamente, os pais devem fazer exatamente isso, a menos que surja uma emergência.

Para o chamador, a identificação é fundamental. Uma saudação do “chamado” deve ser seguida com “Olá, isso é mais ou menos. Posso falar com a sra. Jones? "Devemos apresentar informações suficientes sobre os negócios antecipadamente, sempre que possível. Os consultórios médicos e as empresas de cartão de crédito são a exceção devido às leis de confidencialidade. Nesse caso, quem liga apenas pode indicar seu nome e número.

A etiqueta telefônica exige que o chamador e o destinatário estejam prontos para anotar as informações quando necessário. Antes de fazer uma ligação, ou atender uma, certifique-se de ter um instrumento de escrita funcionando, qualquer informação que possa ser necessária e algo sobre o qual escrever.

Para o bem da pessoa na outra linha, mantenha as ligações breves, mas amigáveis. Depois que os negócios forem negociados, termine com agradecimentos simples, seja por usar um negócio ou por fornecer as informações necessárias. Os agradecimentos devem ser recíprocos para promover uma boa etiqueta telefônica. Além disso, esteja atento a diferentes fusos horários. Procure telefonar durante o dia. Evite chamadas antes das 9h e depois das 21h.

A etiqueta básica por telefone também exige polidez para os advogados. Não é necessário ouvir um discurso de vendas inteiro. Pode-se perguntar o nome e os negócios de um advogado, que geralmente trabalha com um script, e depois expressar desinteresse pelos negócios ou produtos. Pode-se também afirmar que ele ou ela não realiza negócios por telefone. Pode-se também solicitar que seu nome seja colocado em uma lista de não chamadas no futuro.

A triagem de chamadas com o identificador de chamadas é aceitável quando não há tempo nem disposição para conversar com um chamador. Também não é exigido, por etiqueta telefônica básica, o retorno de telefonemas de solicitadores indesejados. No entanto, se alguém telefonar para familiares, amigos ou colegas de trabalho, deve-se fazer um esforço para retornar as ligações em tempo hábil.