Vad är grundläggande telefonetikett?

Vissa beklagar bristen på grundläggande telefonetikett både i personliga och professionella samtal. Telefonetikett erbjuder ett sätt för människor att fungera artigt tillsammans i ett samhälle, vilket eliminerar frustration och missöden i kommunikationen. Emellertid fungerar telefonetiketten bäst när alla känner till reglerna.

Börja tidigt undervisa barn telefonetikett. Låt inte ett barn plocka upp en telefon om han eller hon inte har kunskap om vad man ska säga. Ingen vill ha en frustrerande konversation med en knappt förtrolig ett år gammal. Träffa istället barn som är ungefär tre till fem, beroende på deras talförmåga, att lära sig hur man svarar på en telefon artigt.

Att svara på en telefon börjar med en enkel "Hej." För barn inkluderar grundläggande telefonetikett artigt att fråga vem som ringer. Personen i andra änden av linjen bör identifiera sig själv, men ofta är detta inte fallet. Låt barnet lyssna på en introduktion innan du ber om en.

Ett exempel på ett samtal som har godkänts av en telefonitikett är följande:

Vid denna tidpunkt bör barnet kunna berätta för föräldern som ringer och inte skrika så högt som möjligt, "Hej mamma, Bob Shipley är i telefon!" Om föräldern av någon anledning är upptagen, byter blöja, eller i badrummet ska barnet återgå till den som ringer och uppge att den begärda personen inte är tillgänglig. Vid denna tidpunkt bör barnet ta ett nummer eller ett meddelande. Barnet ska inte avslöja den begärda personens handlingar, till exempel "Hon är i badrummet." Han eller hon ska bara säga att föräldern inte kan komma till telefonen och kommer att ringa tillbaka ganska snart.

Att lära ut denna grundläggande telefonetikett till små barn kan resultera i livslånga, vanliga vanor gentemot de som ringer. Nästa telefonetikettregel är att ringa i tid. Om ett barn har fått en förälder som ringer tillbaka snabbt, bör föräldern göra just det, såvida inte en nödsituation uppstår.

För den som ringer är identifiering nyckeln. En hälsning från "callee" bör följas upp med "Hej det är så och så. Får jag prata med fru Jones? "Man bör presentera tillräckligt med information om sin verksamhet på förhand, där det är möjligt. Medicinska kontor och kreditkortsföretag är undantaget på grund av sekretesslagar. I det här fallet kan de som ringer endast ange sitt namn och nummer.

Telefonetikett kräver att både den som ringer och mottagaren är redo att skriva ner information vid behov. Innan du ringer eller tar ett samtal, se till att ha ett fungerande skrivredskap, all information du kan behöva ge och något du ska skriva på.

För telefons skull, håll telefonsamtal korta men vänliga. När affärer har genomförts, avsluta med ett enkelt tack, antingen för att använda ett företag eller för att tillhandahålla nödvändig information. Tack bör återinföras för att främja god telefonetikett. Tänk också på olika tidszoner. Sikta för att ringa under dagen. Undvik samtal före 9.00 och efter 21.00.

Grundläggande telefonetikett kräver också artighet mot advokater. Det är inte nödvändigt att lyssna på en hel försäljningsplan. Man kan fråga namnet och verksamheten på en advokat, som vanligtvis arbetar med ett manus och sedan uttrycka ointresse i verksamheten eller produkterna. Man kan också säga att han eller hon inte doserar affärer via telefon. Man kan också begära att låta sitt namn läggas upp i en inte-samtalslista i framtiden.

Screening av samtal med anrops-ID är acceptabelt när man varken har tid eller lutning att prata med en anropare. En krävs inte heller av grundläggande telefonetikett för att returnera telefonsamtal från oönskade advokater. Om man skärmar samtal från familj, vänner eller affärspartner, bör man dock göra en ansträngning för att returnera samtal i tid.