Hvad er grundlæggende telefonetiketter?
Nogle beklager manglen på grundlæggende telefonetikette både i personlige og professionelle opkald. Telefonetikette tilbyder en måde, hvorpå folk kan fungere høfligt sammen i et samfund, hvilket eliminerer frustrationer og kommunikationsuheld. Telefonetikette fungerer dog bedst, når alle kender reglerne.
Start tidligt med at undervise børn telefonisk etikette. Lad ikke et barn hente en telefon, medmindre han eller hun har en viden om, hvad de skal sige. Ingen ønsker en frustrerende samtale med en knap fortrolig et år gammel. Træ i stedet for børn, der er omkring tre til fem, afhængigt af deres taleevne, til at lære, hvordan man besvarer en telefon høfligt.
Besvarelse af en telefon begynder med et simpelt "Hej." For børn inkluderer grundlæggende telefonetikette høfligt at spørge, hvem den, der ringer, er. Personen i den anden ende af linjen skal identificere sig selv, men ofte er dette ikke tilfældet. Bed barnet til at lytte til en introduktion, før det beder om en.
En prøve på et begyndende telefonetikette godkendt opkald er følgende:
På dette tidspunkt skal barnet være i stand til at fortælle den forælder, der ringer, og ikke skrige så højt som muligt: "Hej mor, Bob Shipley er i telefonen!" Hvis forælderen af en eller anden grund er besat, skifter ble eller i badeværelset skal barnet vende tilbage til den, der ringer, og oplyse, at den anmodede person ikke er tilgængelig. På dette tidspunkt bør barnet tage et nummer eller en meddelelse. Børnet bør ikke afsløre den anmodede persons handlinger, f.eks. ”Hun er på badeværelset.” Han eller hun skal blot oplyse, at forælderen ikke kan komme til telefonen og vil ringe tilbage ganske snart.
Undervisning af denne basale telefonetikette til små børn kan resultere i livslange, vanlige vaner over for opkaldere. Den næste telefonetikette-regel er at foretage rettidige tilbagekald. Hvis et barn har vouchet på, at en forælder hurtigt ringer tilbage, skal forælderen gøre netop det, medmindre der opstår en nødsituation.
For den, der ringer, er identifikation nøglen. En hilsen fra “callee” skal følges op med “Hej dette er så og så. Må jeg tale med fru Jones? ”Man skal fremlægge nok information om ens forretning på forhånd, hvor det er muligt. Medicinske kontorer og kreditkortselskaber er undtagelsen på grund af fortrolighedslove. I dette tilfælde kan de, der ringer, kun angive deres navn og nummer.
Telefonetikette kræver, at både den, der ringer, og modtageren er klar til at nedskrive oplysninger, når det kræves. Inden du foretager et opkald eller tager et opkald, skal du sørge for at have et fungerende skriftligt redskab, enhver information, du muligvis har brug for at give, og noget man skal skrive på.
For telefonens skyld skal du holde telefonopkald kort, men venligt. Når forretningen er gennemført, skal du ende med simpel tak, enten for at bruge en virksomhed eller for at give de nødvendige oplysninger. Tak skal gengældes for at fremme en god telefonetikette. Vær også opmærksom på forskellige tidszoner. Formålet med at ringe om dagen. Undgå opkald før kl. 9 og efter kl. 21.
Grundlæggende telefonetikette kræver også høflighed overfor advokater. Det er ikke nødvendigt at lytte til en hel salgshøjde. Man kan forhøre sig om en advokats navn og forretning, der normalt arbejder på et manuskript og derefter udtrykke uinteresse i virksomheden eller produkterne. Man kan også oplyse, at han eller hun ikke doserer forretning via telefon. Man kan også anmode om at få sit navn sat på en ikke-opkaldsliste i fremtiden.
Screening af opkald med opkalds-ID er acceptabel, når man hverken har tid eller tilbøjelighed til at tale med et opkald. En kræves heller ikke af grundlæggende telefonetikette for at returnere telefonopkald fra uønskede advokater. Hvis man screener opkald fra familie, venner eller forretningsforbindelser, skal man imidlertid gøre en indsats for at returnere opkald rettidigt.