Hva er de beste tipsene for utvikling av forretningsprosesser?
Forretningsprosessutvikling er et begrep som brukes for å referere til å analysere en spesifikk forretningsaktivitet og utvikle en standardprosess for å utføre den aktiviteten. Hensikten er å sikre at aktiviteter som ofte forekommer blir håndtert korrekt og på en mest mulig effektiv og effektiv måte. Noen tips for å hjelpe deg med å håndtere utvikling av forretningsprosesser inkluderer å begynne med klare mål, fullstendig analysere de gjeldende metodene for en aktivitet og evaluere standard praksis som gjøres på en bestemt måte bare fordi "det er slik de alltid har blitt gjort." Det er også viktig å utvikle et tydelig kommunikasjonssystem for å holde ansatte informerte og involverte.
Fordelene med forretningsprosessutvikling inkluderer økt kundetilfredshet og økt ansattes kompetanse. Mer effektiv forretningspraksis kan også øke lettheten til registrering og konsistens i ansattes ytelse. Når man ikke administrerer feil, kan imidlertid utvikling av forretningsprosesser føre til frustrasjon hos både ansatte og kunder, og vil til slutt netto selskapet ingen fordeler.
Når du utvikler en ny forretningsprosess, er det viktig å starte med et mål. For eksempel kan en leder bestemme seg for å implementere en forretningsprosess for å eskalere klageserviceklager fordi selskapets kundetilfredshetsvurdering er lav og han ønsker å forbedre den. Det kan hende at han må lage en forretningsprosess for prosjektdokumentasjon fordi ingen kan finne informasjon om et prosjekt når prosjektlederen er syk eller utilgjengelig. Det kan også hende at han må automatisere en tradisjonelt tidkrevende prosess for å få den til å øke hastigheten, slik at ansatte kan styre en tyngre arbeidsmengde.
Et sentralt trinn i utviklingen av forretningsprosesser er å åpne og aktivt analysere de eksisterende metodene for å utføre aktiviteten under evaluering. Det bør stilles mange spørsmål om hvorfor ansatte gjør tingene de gjør. Selv om denne prosessen sannsynligvis vil avdekke praksis som har kommet i bruk bare fordi de er "enkle", kan en leder også avdekke viktige aspekter ved nåværende metoder som ikke umiddelbart fremgår av analysen av statistiske data.
Et annet viktig tips er å huske at flertallet ikke alltid har rett. At 30 av 40 representanter i et kundesenter behandler kundeklager på samme måte, betyr ikke at deres måte er den beste måten. Hvis topputøverne, basert på samtaletider og kundetilfredshetsundersøkelser, nummererer blant de "forskjellige" ti, er det en ganske god indikator at standardprosessen er feil. Anbefalingene bør baseres på hva de mest vellykkede ansatte gjør, snarere enn på hva flertallet gjør.
Praktisitet, klarhet og kommunikasjon er andre kritiske faktorer for effektiv forretningsprosessutvikling. En prosess kan se bra ut på papiret, og høres bra ut på et møte, men hvis den ikke fungerer i praksis, er den ubrukelig. Selv en praktisk prosess vil være ineffektiv hvis den ikke blir kommunisert til de som vil bruke den på en måte som de kan forstå. Feltprøver hver prosess og ber utvalgte ansatte delta i dokumentasjonen kan bidra til å eliminere disse hindringene.
De beste forretningsprosesslederne forventer motstand. Mennesker liker generelt sett ikke forandringer. Å presentere den nye prosessen på en måte som belyser fordelene for både selskapet og de ansatte, samtidig som man erkjenner at det vil være noen ujevnheter underveis, er en velprøvd metode for å redusere angst og skape buy-in.