Vad är de bästa tipsna för affärsprocessutveckling?
Affärsprocessutveckling är ett begrepp som används för att analysera en specifik affärsaktivitet och utveckla en standardprocess för att utföra den aktiviteten. Syftet är att säkerställa att ofta förekommande aktiviteter hanteras korrekt och på det mest effektiva och effektiva sättet. Några tips som hjälper till att hantera affärsprocessutveckling inkluderar att börja med tydliga mål, fullt analysera de aktuella metoderna för en aktivitet och utvärdera standardmetoder som görs på ett visst sätt helt enkelt för att "det är så som de alltid har gjorts." Det är också viktigt att utveckla ett tydligt kommunikationssystem för att hålla medarbetarna informerade och involverade.
Fördelarna med affärsprocessutveckling inkluderar ökad kundnöjdhet och ökad anställdas kompetens. Mer effektiva affärsmetoder kan också öka enkelheten att hitta och konsistensen i anställdas prestanda. När felaktigt hanteras kan emellertid affärsprocessutveckling leda till frustration hos både anställda och kunder och kommer i slutändan att netto inte dra nytta av företaget.
När man utvecklar en ny affärsprocess är det viktigt att börja med ett mål. Till exempel kan en chef besluta att genomföra en affärsprocess för att öka klagomålen för kundtjänst eftersom företagets kundnöjdhetsgradering är låg och han vill förbättra den. Han kan behöva skapa en affärsprocess för projektdokumentation eftersom ingen kan hitta information om ett projekt när projektledaren är sjuk eller inte tillgänglig. Han kan också behöva automatisera en traditionellt tidskrävande process för att påskynda den så att anställda kan hantera en tyngre arbetsbelastning.
Ett viktigt steg i utvecklingen av affärsprocesser är att öppet och aktivt analysera de befintliga metoderna för att genomföra den granskade aktiviteten. Många frågor bör ställas om varför de anställda gör sakerna de gör. Även om denna process sannolikt kommer att avslöja praxis som har använts helt enkelt för att de är "enkla", kan en chef också avslöja viktiga aspekter av nuvarande metoder som inte direkt framgår av analysen av statistiska data.
Ett annat viktigt tips är att komma ihåg att majoriteten inte alltid har rätt. Att 30 av 40 representanter i ett callcenter hanterar kundklagomål på samma sätt betyder inte att deras sätt är det bästa sättet. Om toppresultaten, baserat på samtalstider och undersökningar av kundtillfredsställelse, räknas bland de "olika" tio, är det en ganska bra indikator att standardprocessen är fel. Rekommendationerna bör baseras på vad de mest framgångsrika anställda gör, snarare än på vad majoriteten gör.
Praktiska, tydlighet och kommunikation är andra kritiska faktorer för effektiv affärsprocessutveckling. En process kan se bra ut på papper och låter bra på ett möte, men om den inte fungerar i praktiken är den värdelös. Till och med en genomförbar process kommer att vara ineffektiv om den inte kommuniceras till de som kommer att använda den på ett sätt som de kan förstå. Fältprovning av varje process och fråga utvalda medarbetare att delta i dokumentationen kan hjälpa till att eliminera dessa hinder.
De bästa affärsprocessledarna förutser motstånd. Människor gillar helt enkelt inte förändring. Att presentera den nya processen på ett sätt som belyser fördelarna för både företaget och de anställda, samtidigt som man erkänner att det kommer att finnas några stötar på vägen, är en beprövad metod att minska ångest och skapa buy-in.