Quali sono i migliori consigli per lo sviluppo dei processi aziendali?

Lo sviluppo del processo aziendale è un termine usato per riferirsi all'analisi di una specifica attività commerciale e allo sviluppo di un processo standard per l'esecuzione di tale attività. Lo scopo è garantire che le attività che si verificano di frequente siano gestite correttamente e nel modo più efficace ed efficiente. Alcuni suggerimenti per aiutare a gestire lo sviluppo dei processi aziendali includono iniziare con obiettivi chiari, analizzare completamente i metodi attuali di un'attività e valutare le pratiche standard che vengono eseguite in un modo particolare semplicemente perché "è così che sono sempre state fatte". È inoltre importante sviluppare un chiaro sistema di comunicazione per tenere informati e coinvolti i dipendenti.

I vantaggi dello sviluppo dei processi aziendali includono una maggiore soddisfazione del cliente e una maggiore competenza lavorativa dei dipendenti. Le pratiche commerciali più efficienti possono anche aumentare la facilità di reperimento dei record e la coerenza delle prestazioni dei dipendenti. Se gestito in modo improprio, tuttavia, lo sviluppo dei processi aziendali può portare alla frustrazione sia dei dipendenti che dei clienti e alla fine non determinerà alcun vantaggio per l'azienda.

Quando si sviluppa un nuovo processo aziendale, è fondamentale iniziare con un obiettivo. Ad esempio, un manager può decidere di implementare un processo aziendale per aumentare i reclami del servizio clienti perché il livello di soddisfazione dei clienti dell'azienda è basso e vuole migliorarlo. Potrebbe essere necessario creare un processo aziendale per la documentazione del progetto perché nessuno può trovare informazioni su un progetto quando il project manager è malato o non disponibile. Potrebbe anche essere necessario automatizzare un processo tradizionalmente dispendioso in termini di tempo per accelerarlo in modo che i dipendenti possano gestire un carico di lavoro più pesante.

Un passo fondamentale nello sviluppo dei processi aziendali è quello di analizzare apertamente e attivamente i metodi esistenti per eseguire l'attività in esame. Molte domande dovrebbero essere poste sul perché i dipendenti fanno le cose che fanno. Mentre questo processo probabilmente svelerà le pratiche che sono state utilizzate semplicemente perché sono "facili", un manager può anche scoprire aspetti importanti dei metodi attuali che non sono immediatamente evidenti dall'analisi dei dati statistici.

Un altro consiglio importante è ricordare che la maggioranza non ha sempre ragione. Il fatto che 30 rappresentanti su 40 in un call center gestiscano i reclami dei clienti allo stesso modo non significa che la loro strada sia la migliore. Se i risultati migliori, in base ai tempi di chiamata e ai sondaggi sulla soddisfazione dei clienti, sono tra i dieci "diversi", è un buon indicatore che il processo standard è sbagliato. Le raccomandazioni dovrebbero basarsi su ciò che fanno i dipendenti di maggior successo, piuttosto che su ciò che fa la maggioranza.

Praticità, chiarezza e comunicazione sono altri fattori critici per un efficace sviluppo dei processi aziendali. Un processo può avere un bell'aspetto sulla carta e può suonare alla grande in una riunione, ma se non funziona in pratica, è inutile. Anche un processo praticabile sarà inefficace se non viene comunicato a coloro che lo useranno in un modo che possano capire. Testare sul campo ogni processo e chiedere a determinati dipendenti di partecipare alla documentazione può aiutare a eliminare questi ostacoli.

I migliori responsabili dei processi aziendali anticipano la resistenza. Alla gente, in generale, semplicemente non piace il cambiamento. Presentare il nuovo processo in un modo che evidenzi i vantaggi sia per l'azienda che per i dipendenti, pur riconoscendo che ci saranno alcuni dossi lungo il percorso, è un metodo collaudato per ridurre l'ansia e creare buy-in.