Jaké jsou nejlepší tipy pro rozvoj obchodních procesů?
Vývoj obchodních procesů je termín používaný k označení konkrétní obchodní činnosti a vytvoření standardního procesu pro provedení této činnosti. Účelem je zajistit, aby se s často se vyskytujícími činnostmi zacházelo správně a nejúčinnějším a nejúčinnějším způsobem. Některé tipy, které vám pomohou řídit vývoj obchodních procesů, zahrnují začátek jasnými cíli, úplnou analýzu současných metod činnosti a vyhodnocení standardních postupů, které se provádějí určitým způsobem jednoduše proto, že „je to tak, jako vždy.“ Je také důležité vyvinout jasný komunikační systém, který zajistí informovanost a zapojení zaměstnanců.
Mezi výhody rozvoje obchodních procesů patří zvýšená spokojenost zákazníků a zvýšená pracovní schopnost zaměstnanců. Efektivnější obchodní praktiky mohou také zvýšit snadnost vyhledávání záznamů a konzistentnost výkonu zaměstnanců. Při nesprávném řízení však může vývoj obchodních procesů vést k frustraci mezi zaměstnanci i zákazníky a nakonec společnosti přinese čisté výhody.
Při vývoji nového obchodního procesu je důležité začít s cílem. Manažer se například může rozhodnout implementovat obchodní proces pro eskalaci stížností na služby zákazníkům, protože hodnocení spokojenosti zákazníků společnosti je nízké a chce jej zlepšit. Možná bude muset vytvořit obchodní proces pro dokumentaci projektu, protože nikdo nemůže najít informace o projektu, když je vedoucí projektu nemocný nebo nedostupný. Může také potřebovat automatizovat tradičně časově náročný proces, aby se urychlil, aby zaměstnanci mohli zvládnout vyšší pracovní vytížení.
Klíčovým krokem ve vývoji podnikových procesů je otevřeně a aktivně analyzovat stávající metody provádění sledované činnosti. Je třeba položit spoustu otázek, proč zaměstnanci dělají věci, které dělají. I když tento proces pravděpodobně odhalí postupy, které se začaly používat jednoduše proto, že jsou „snadné“, manažer může také odhalit důležité aspekty současných metod, které nejsou okamžitě zřejmé z analýzy statistických údajů.
Dalším důležitým tipem je mít na paměti, že většina není vždy v pořádku. Skutečnost, že 30 ze 40 zástupců v call centru řeší stížnosti zákazníků stejným způsobem, neznamená, že jejich cesta je nejlepší cestou. Pokud se špičkové subjekty na základě doby volání a průzkumů spokojenosti zákazníků řadí mezi „různé“ deset, je to docela dobrý indikátor, že standardní proces je špatný. Doporučení by měla vycházet spíše z toho, co dělají nejúspěšnější zaměstnanci, než z toho, co dělá většina.
Praktičnost, srozumitelnost a komunikace jsou dalšími kritickými faktory účinného rozvoje obchodních procesů. Proces může vypadat skvěle na papíře a zní skvěle na schůzce, ale pokud to v praxi nefunguje, je k ničemu. I praktický proces bude neúčinný, pokud nebude sdělen těm, kdo jej budou používat způsobem, kterému budou rozumět. Terénní testování každého procesu a požádání vybraných zaměstnanců o účast v dokumentaci mohou tyto překážky odstranit.
Nejlepší manažeři obchodních procesů očekávají odpor. Lidé obecně prostě nemají rádi změnu. Prezentace nového procesu způsobem, který zdůrazňuje výhody pro společnost i zaměstnance, a zároveň uznává, že na cestě budou nějaké rány, je osvědčenou metodou snižování úzkosti a vytváření buy-inů.