Hvad er de bedste tip til udvikling af forretningsprocesser?
Udvikling af forretningsprocesser er et udtryk, der bruges til at referere til analyse af en bestemt forretningsaktivitet og udvikling af en standardproces til udførelse af denne aktivitet. Formålet er at sikre, at ofte forekommende aktiviteter håndteres korrekt og på den mest effektive og effektive måde. Nogle tip til at hjælpe med at styre udviklingen af forretningsprocesser inkluderer at begynde med klare mål, fuldt analysere de aktuelle metoder til en aktivitet og evaluere standardpraksis, der udføres på en bestemt måde, simpelthen fordi "det er sådan, de altid har været gjort." Det er også vigtigt at udvikle et klart kommunikationssystem for at holde medarbejderne informeret og involveret.
Fordelene ved udvikling af forretningsprocesser inkluderer øget kundetilfredshed og øget medarbejders jobkompetence. Mere effektiv forretningspraksis kan også øge letheden af registrering og konsistens af medarbejdernes præstation. Når ukorrekt administreret, kan udvikling af forretningsprocesser dog føre til frustration blandt både ansatte og kunder og i sidste ende netto selskabet ingen fordele.
Når du udvikler en ny forretningsproces, er det vigtigt at starte med et mål. For eksempel kan en manager beslutte at implementere en forretningsproces til eskalerende klageservice, fordi virksomhedens kundetilfredshedsvurdering er lav, og han ønsker at forbedre den. Han skal muligvis oprette en forretningsproces til projektdokumentation, fordi ingen kan finde oplysninger om et projekt, når projektlederen er syg eller utilgængelig. Han har muligvis også brug for at automatisere en traditionel tidskrævende proces for at fremskynde den, så medarbejderne kan styre en tungere arbejdsbyrde.
Et vigtigt trin i udviklingen af forretningsprocesser er at åbent og aktivt analysere de eksisterende metoder til udførelse af aktiviteten under evaluering. Der skal stilles mange spørgsmål om, hvorfor medarbejderne gør de ting, de gør. Selvom denne proces sandsynligvis vil afsløre praksis, der er taget i brug, simpelthen fordi de er "lette", kan en manager også afsløre vigtige aspekter af aktuelle metoder, som ikke umiddelbart fremgår af analysen af statistiske data.
Et andet vigtigt tip er at huske, at flertallet ikke altid har ret. At 30 ud af 40 repræsentanter i et callcenter håndterer kundeklager på samme måde betyder ikke, at deres måde er den bedste måde. Hvis topprestanterne, baseret på opkaldstider og kundetilfredshedsundersøgelser, nummererer blandt de "forskellige" ti, er det en temmelig god indikator, at standardprocessen er forkert. Anbefalingerne bør baseres på, hvad de mest succesrige medarbejdere gør, snarere end på, hvad flertallet gør.
Praktiskitet, klarhed og kommunikation er andre kritiske faktorer for effektiv forretningsprocesudvikling. En proces kan se godt ud på papiret og lyde godt på et møde, men hvis den ikke fungerer i praksis, er den ubrugelig. Selv en praktisk proces vil være ineffektiv, hvis den ikke formidles til dem, der vil bruge den på en måde, de kan forstå. Feltafprøvning af hver proces og bede udvalgte medarbejdere om at deltage i dokumentationen kan hjælpe med at eliminere disse hindringer.
De bedste forretningsprocessledere forventer modstand. Folk kan generelt ikke lide forandring. Præsentation af den nye proces på en måde, der fremhæver fordelene for både virksomheden og de ansatte, samtidig med at man erkender, at der vil være nogle buler undervejs, er en velprøvet metode til at reducere angst og skabe buy-in.