Hva er kommunikasjonsplanlegging?

Kommunikasjonsplanlegging er utviklingen av en tydelig, konsekvent og passende strategi for markedsføringskampanjer og annen kommunikasjon fra et selskap til publikum. En overordnet strategi for all kommunikasjon kan veilede aktiviteter og gi et rammeverk for ansatte å bruke. Spesifikke planer kan utvikles for bestemte hendelser eller kampanjer. Bedrifter kan bruke en rekke tilnærminger til kommunikasjonsplanlegging og kan ansette en konsulent som hjelper til med denne prosessen.

I kommunikasjonsplanlegging for et selskap totalt sett, tenker personell på hva slags melding de ønsker å projisere til publikum. Kommunikasjon skal holde seg på melding og være tilpasset stilen, tonen og bildet av selskapet. De kan også følge et spesifikt format, og selskapet kan ha klare retningslinjer for hvordan de skal håndtere forskjellige situasjoner. Talsmenn må følge disse retningslinjene for å holde seg konsekvente og forhindre utilsiktet utgivelse av konfidensiell eller skadelig informasjon.

Med en spesifikk kampanje setter reklamepersonell seg ned for å definere hva de vil markedsføre, hvem de vil markedsføre den til, og hvordan de planlegger å nå målet demografisk. Kommunikasjonsplanleggingen vil bidra til utvikling av en tydelig markedsføringsstrategi. Når selskapet går videre med kampanjen, kan det avgjøre om det oppfyller markedsføringsmål eller kommer utenfor banen.

Fokus på kommunikasjon kan være viktig, spesielt for et nytt selskap som ønsker å etablere et omdømme og image. Enten et selskap bruker direktemelding for å nå nye kunder eller sette opp radioannonser, bør markedsføringen være konsekvent. Selskapet må holde seg til viktige punkter og kommunisere dem tydelig. Forbrukere bør anerkjenne selskapets produkter og tjenester gjennom annonseringen. Hvis de ikke gjør det, eller hvis annonsene skaper et negativt bilde av selskapet, er dette ofte et resultat av dårlig kommunikasjonsplanlegging. Situasjoner der flere mennesker bidrar til en kampanje uten å samarbeide aktivt om kommunikasjon, kan skape inkonsekvente og forvirrende meldinger.

Brainstorming kan være et nyttig verktøy for kommunikasjonsplanlegging. Ansatte kan møtes for å diskutere et prosjekt og mål i et uformelt miljø der alle bidrag er velkomne. De bør generere en liste over emner, ideer og prioriteringer som skal brukes i utviklingen av en klar strategi. En konsulent kan tilby veiledning i denne prosessen. Konsulenter kan intervjue forskjellige personer for å lære om deres oppfatning av et gitt prosjekt, og trekke denne informasjonen sammen for å generere omfattende og tydelige retningslinjer for alle medlemmene i selskapet å følge i ekstern kommunikasjon.