Hva er ansattes utnyttelse?

Ansattes utnyttelse er en refleksjon av hvor effektivt et selskap bruker sine ansatte. Det bestemmes ved å se på hvor mye tid de ansatte bruker på spesifikke oppdrag og oppgaver som en prosentandel av deres tilgjengelige tid på jobben. Lav effektivitet antyder at ansatte kan være ledige på jobben, noe som koster bedriften penger. Dette kan også øke misnøyen, ettersom kjedelig, rastløs stab har en tendens til å være mindre lykkelig på jobben. Konsulenter kan hjelpe selskaper med underutnyttet personell med å bestemme hvordan de skal bruke menneskelige ressurser mer effektivt.

Denne tilnærmingen til ledelse krever at de ansatte fører nøyaktige poster over sine aktiviteter. I stedet for å bruke en grunnleggende tidsklokke for å spore tidsbruk på jobben, kan selskapet be personell om å logge tid i forbindelse med spesifikke prosjekter. Tidsklokken overvåker fremdeles den samlede arbeidstiden, men de detaljerte loggene viser hva ansatte gjør og når. Noen arbeidsplasser letter slik hogst mer enn andre. Hos et advokatfirma er for eksempel ansatte vant til å spore fakturerbare timer etter klient eller jobb.

I en gjennomgang av ansattes utnyttelse kan ledere se på hvor mye tid de ansatte bruker på forskjellige oppgaver. Noe under utnyttet tid kan forventes å håndtere rutineoppgaver og vedlikeholdsaktiviteter som å rydde et skrivebord og delta på kontormøter som ikke angår en spesifikk jobb. Hvis en ansatt bruker mye tid på tomgang eller jobber med uspesifiserte prosjekter, blir den personen ikke utnyttet godt. Selskapet kaster bort penger, og den ansattes ferdigheter blir ikke brukt til god nytte.

Et verktøy for å øke utnyttelsen av medarbeiderne er flex scheduling, der ansatte utvikler personaliserte tidsplaner. Dette kan omfatte muligheter for å jobbe hjemmefra eller til å endre timer for å tilpasse behovene til spesifikke prosjekter. Personer med spesielle ferdigheter kan også tilordnes til avdelinger hvor det er mer sannsynlig at de blir brukt. Ledere og planleggere kan også bli påminnet om å bruke mennesker med spesialiserte ferdigheter i stedet for å stole på generelle ansatte for oppgaver som kan kreve noen med mer erfaring og opplæring.

Riktig prosjektstyring, delegering og planlegging er også viktig for ansattes utnyttelse. Hvis en prosjektleder ikke oppretter en gjennomførbar timeplan for et prosjekt, kan folk sitte på inaktiv på forskjellige punkter og vente på jobb. Dette kan omfatte personer som venter på annet personell for å fullføre en oppgave, eller personell som blir tvunget til å være inaktiv på grunn av forsinkelser forårsaket av problemer med prosjektet. Evnen til å tilordne arbeidstakere hvis de ikke blir brukt i situasjoner som dette, kan bidra til å øke ansattes utnyttelse.