Jakie jest wykorzystanie pracowników?
Wykorzystanie pracowników jest odzwierciedleniem tego, jak efektywnie firma wykorzystuje swoich pracowników. Jest to określane na podstawie ilości czasu, jaką pracownicy spędzają na określonych zadaniach i zadaniach, jako procent ich dostępnego czasu w pracy. Niska wydajność sugeruje, że pracownicy mogą być bezczynni w pracy, co kosztuje firmę. Może to również zwiększyć niezadowolenie, ponieważ znudzony, niespokojny personel jest mniej zadowolony z pracy. Konsultanci mogą pomóc firmom z niewykorzystanym personelem w określeniu, jak efektywniej wykorzystać zasoby ludzkie.
Takie podejście do zarządzania wymaga od pracowników prowadzenia dokładnych rejestrów dotyczących ich działań. Zamiast używać podstawowego zegara do śledzenia czasu spędzonego w pracy, firma może poprosić personel o rejestrowanie czasu w związku z konkretnymi projektami. Zegar czasu nadal monitoruje ogólne godziny pracy, ale szczegółowe dzienniki pokazują, co robią pracownicy i kiedy. Niektóre miejsca pracy ułatwiają takie rejestrowanie bardziej niż inne. Na przykład w kancelarii pracownicy są przyzwyczajeni do śledzenia rozliczanych godzin według klienta lub pracy.
W przeglądzie wykorzystania pracowników menedżerowie mogą sprawdzić, ile czasu pracownicy spędzają na różnych zadaniach. Można oczekiwać, że trochę niewykorzystanego czasu zajmie się rutynowymi zadaniami i czynnościami konserwacyjnymi, takimi jak sprzątanie biurka i uczestnictwo w spotkaniach biurowych, które nie dotyczą konkretnej pracy. Jeśli pracownik spędza dużo czasu bezczynnie lub pracuje nad nieokreślonymi projektami, osoba ta nie jest dobrze wykorzystywana. Firma może marnować pieniądze, a umiejętności pracownika nie są dobrze wykorzystywane.
Jednym z narzędzi zwiększających wykorzystanie pracowników jest elastyczne planowanie, w którym pracownicy opracowują spersonalizowane harmonogramy. Może to obejmować możliwości pracy z domu lub zmiany godzin w zależności od potrzeb konkretnych projektów. Osoby o określonych umiejętnościach mogą być również przeniesione do działów, w których istnieje większe prawdopodobieństwo, że zostaną wykorzystane. Menedżerom i planistom można również przypomnieć, aby korzystali z osób o specjalistycznych umiejętnościach, zamiast polegać na ogólnych pracownikach przy zadaniach, które mogą wymagać kogoś z większym doświadczeniem i przeszkoleniem.
Prawidłowe zarządzanie projektem, delegowanie i planowanie są również ważne dla wykorzystania pracowników. Jeśli kierownik projektu nie utworzy wykonalnego harmonogramu projektu, ludzie mogą pozostać bezczynni w różnych punktach, czekając na pracę. Może to obejmować osoby oczekujące na inny personel, aby ukończyć zadanie, lub personel zmuszony do bezczynności z powodu opóźnień spowodowanych problemami z projektem. Możliwość zmiany przypisania pracowników, jeśli nie są oni wykorzystywani w takich sytuacjach, może pomóc zwiększyć ich wykorzystanie.