Qu'est-ce que l'utilisation des employés?
L'utilisation des employés reflète l'efficacité avec laquelle une entreprise utilise son personnel. Il est déterminé en regardant le temps que les employés consacrent à des tâches et à des tâches spécifiques sous forme de pourcentage du temps disponible au travail. Une faible efficacité suggère que les employés peuvent être inactifs au travail, ce qui coûte de l'argent à l'entreprise. Cela peut également augmenter le mécontentement, car le personnel ennuyé et inquiet a tendance à être moins heureux au travail. Les consultants peuvent aider les entreprises dont le personnel est sous-utilisé à déterminer comment utiliser leurs ressources humaines plus efficacement.
Cette approche de la gestion exige des employés qu'ils tiennent des registres précis de leurs activités. Au lieu d'utiliser une horloge de base pour suivre le temps passé au travail, l'entreprise peut demander au personnel d'enregistrer le temps en association avec des projets spécifiques. L’horloge contrôle toujours les heures de travail globales, mais les journaux détaillés montrent ce que les employés font et quand. Certains lieux de travail facilitent davantage cette exploitation que d’autres. Dans un cabinet d’avocats, par exemple, le personnel est habitué à suivre les heures facturables par client ou par travail.
Dans une analyse d'utilisation des employés, les responsables peuvent déterminer le temps que les employés consacrent à différentes tâches. On peut s’attendre à ce qu’un temps sous-utilisé traite des tâches de routine et des activités de maintenance, telles que ranger un bureau et assister à des réunions de bureau qui ne concernent pas un travail spécifique. Si un employé passe beaucoup de temps inactif ou à travailler sur des projets non spécifiés, cette personne n'est pas bien utilisée. L'entreprise gaspille peut-être de l'argent et les compétences de l'employé ne sont pas utilisées à bon escient.
Un horaire permettant d’augmenter l’utilisation des employés est l’horaire flexible, où les employés développent des horaires personnalisés. Cela peut inclure des possibilités de travailler à domicile ou de modifier les horaires pour répondre aux besoins de projets spécifiques. Les personnes ayant des compétences particulières peuvent également être réaffectées à des départements où elles sont plus susceptibles d'être utilisées. Il peut également être rappelé aux gestionnaires et aux planificateurs d'utiliser des personnes ayant des compétences spécialisées plutôt que de faire appel à des employés généraux pour des tâches pouvant nécessiter une personne plus expérimentée et mieux formée.
Une gestion, une délégation et une planification de projet appropriées sont également importantes pour l'utilisation des employés. Si un chef de projet ne crée pas d'horaire viable pour un projet, des personnes peuvent rester inactives à différents moments en attente de travail. Cela peut inclure des personnes qui attendent que d'autres membres du personnel terminent une tâche ou des membres du personnel contraints de rester inactifs en raison de retards causés par des problèmes liés au projet. La possibilité de réaffecter des travailleurs s'ils ne sont pas utilisés dans des situations comme celle-ci peut aider à augmenter l'utilisation des employés.