Vad är anställdanvändning?

Anställdas användning är en återspegling av hur effektivt ett företag använder sin personal. Det bestäms genom att titta på hur mycket tid anställda spenderar på specifika uppdrag och uppgifter i procent av sin tillgängliga tid på jobbet. Låg effektivitet antyder att anställda kan vara lediga i jobbet, vilket kostar företaget pengar. Detta kan också öka missnöje, eftersom uttråkad, rastlös personal tenderar att vara mindre nöjd med jobbet. Konsulter kan hjälpa företag med underutnyttjad personal att avgöra hur de ska använda sina mänskliga resurser mer effektivt.

Denna strategi för ledningen kräver att anställda ska hålla exakta register över sina aktiviteter. Istället för att använda en grundläggande tidsklocka för att spåra tid som används på jobbet, kan företaget be personalen att logga in tid i samband med specifika projekt. Tidsklockan övervakar fortfarande den totala arbetstiden, men de detaljerade loggarna visar vad de anställda gör och när. Vissa arbetsplatser underlättar sådan avverkning mer än andra. På ett advokatbyrå är till exempel personal vana att spåra fakturerbara timmar efter klient eller jobb.

I en genomgång av anställdas utnyttjande kan chefer titta på hur mycket tid de anställda spenderar på olika uppgifter. Viss underutnyttjad tid kan förväntas hantera rutinmässiga uppgifter och underhållsaktiviteter som städning av ett skrivbord och närvaro på kontorsmöten som inte berör ett specifikt jobb. Om en anställd tillbringar mycket tid i viloläge eller arbetar med ospecificerade projekt, utnyttjas inte personen väl. Företaget kanske slösar bort pengar, och den anställdes kunskaper utnyttjas inte.

Ett verktyg för att öka utnyttjandet av anställda är flexplanering, där anställda utvecklar personliga scheman. Detta kan inkludera möjligheter att arbeta hemifrån eller att byta timmar för att passa specifika projekt. Personer med särskilda färdigheter kan också omfördelas till avdelningar där de är mer benägna att användas. Chefer och schemaläggare kan också komma ihåg att använda personer med specialiserade färdigheter snarare än att lita på allmänanställda för uppgifter som kan kräva någon med mer erfarenhet och utbildning.

Rätt projektledning, delegering och schemaläggning är också viktigt för anställdas användning. Om en projektledare inte skapar ett genomförbart schema för ett projekt, kan människor vara i viloläge vid olika punkter som väntar på arbete. Detta kan inkludera personer som väntar på annan personal för att avsluta en uppgift, eller personal som tvingas vara ledig på grund av förseningar orsakade av problem med projektet. Förmågan att tilldela arbetstagare om de inte används i sådana situationer kan bidra till att öka anställdas användning.