Was ist Mitarbeiterauslastung?
Die Auslastung der Mitarbeiter spiegelt wider, wie effizient ein Unternehmen seine Mitarbeiter einsetzt. Es wird ermittelt, wie viel Zeit die Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben und Aufgaben aufwenden, als Prozentsatz ihrer verfügbaren Zeit für den Job. Geringe Effizienz deutet darauf hin, dass die Mitarbeiter nicht im Einsatz sind, was das Unternehmen Geld kostet. Dies kann auch die Unzufriedenheit erhöhen, da gelangweilte, unruhige Mitarbeiter im Job weniger glücklich sind. Berater können Unternehmen mit unzureichend ausgelastetem Personal dabei unterstützen, zu bestimmen, wie sie ihre Humanressourcen effektiver einsetzen können.
Bei diesem Managementansatz müssen die Mitarbeiter genaue Aufzeichnungen über ihre Aktivitäten führen. Anstatt eine grundlegende Zeitschaltuhr zu verwenden, um die Arbeitszeit zu verfolgen, kann das Unternehmen das Personal auffordern, die Zeit in Verbindung mit bestimmten Projekten zu protokollieren. Die Zeitschaltuhr überwacht immer noch die Gesamtarbeitszeit, aber die detaillierten Protokolle zeigen, was die Mitarbeiter wann tun. Einige Arbeitsplätze erleichtern diese Protokollierung stärker als andere. In einer Anwaltskanzlei sind Mitarbeiter beispielsweise daran gewöhnt, abrechnungsfähige Stunden nach Mandanten oder Arbeitsplätzen nachzuverfolgen.
In einer Überprüfung der Mitarbeiterauslastung können Manager überprüfen, wie viel Zeit Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben aufwenden. Es kann davon ausgegangen werden, dass einige zu wenig genutzte Zeit für Routineaufgaben und Wartungsarbeiten wie das Aufräumen eines Schreibtisches und die Teilnahme an Besprechungen im Büro zur Verfügung steht, die keine bestimmte Aufgabe betreffen. Wenn ein Mitarbeiter viel Zeit im Leerlauf verbringt oder an nicht festgelegten Projekten arbeitet, wird diese Person nicht gut genutzt. Das Unternehmen verschwendet möglicherweise Geld und die Fähigkeiten des Mitarbeiters werden nicht richtig eingesetzt.
Ein Werkzeug zur Steigerung der Mitarbeiterauslastung ist die flexible Planung, bei der Mitarbeiter personalisierte Zeitpläne entwickeln. Dies kann die Möglichkeit einschließen, von zu Hause aus zu arbeiten oder die Arbeitszeiten an die Anforderungen bestimmter Projekte anzupassen. Personen mit besonderen Fähigkeiten können auch Abteilungen zugewiesen werden, in denen sie mit größerer Wahrscheinlichkeit eingesetzt werden. Manager und Planer können auch daran erinnert werden, Personen mit speziellen Fähigkeiten einzusetzen, anstatt sich bei Aufgaben, die möglicherweise mehr Erfahrung und Schulung erfordern, auf allgemeine Mitarbeiter zu verlassen.
Ein ordnungsgemäßes Projektmanagement, eine ordnungsgemäße Delegierung und Terminplanung sind ebenfalls wichtig für die Auslastung der Mitarbeiter. Wenn ein Projektmanager keinen ausführbaren Zeitplan für ein Projekt erstellt, können die Mitarbeiter an verschiedenen Stellen untätig bleiben und auf die Arbeit warten. Dies kann Menschen umfassen, die auf anderes Personal warten, um eine Aufgabe zu erledigen, oder Mitarbeiter, die aufgrund von Verzögerungen, die durch Probleme mit dem Projekt verursacht wurden, gezwungen sind, untätig zu sein. Die Möglichkeit, Mitarbeiter neu zuzuweisen, wenn sie in solchen Situationen nicht eingesetzt werden, kann die Auslastung der Mitarbeiter erhöhen.