Hva er prosjektinnkjøp?

Prosjektinnkjøp innebærer en systematisk prosess med å identifisere og anskaffe, gjennom kjøp eller anskaffelse, nødvendige prosjekttjenester, varer eller resultater fra eksterne leverandører som vil utføre arbeidet. Det er vanligvis en funksjon av prosjektlederen; Noen organisasjoner velger imidlertid å velge en annen person enn prosjektlederen for å håndtere disse pliktene. Det er seks prosesser som er anerkjent av prosjektledelsesindustrien som integrert i prosjektinnkjøpsledelse.

Den første av disse prosessene er å planlegge kjøp og anskaffelser. I dette trinnet identifiseres behov som krever outsourcing. Kilder for å skaffe de nødvendige varene, tjenestene eller resultatene er differensiert gjennom en markedsanalyse. I planlegging av anskaffelsen blir prosjektmål gjennomgått for å sikre at anskaffelsen ikke forviller seg fra de uttalte målene. Gjennomføring av dette trinnet inkluderer identifisering av ressursene som er nødvendige for anskaffelse, bestemmelse av kontraktstype nEeded for å sikre anskaffelse og utarbeidelse av en anskaffelsesstyringsplan.

Kontraktsplanlegging, ber om selgersvar og velge selger er de neste tre prosessene som kan fullføres. I kontraktsplanlegging er det nødvendig å beskrive detaljerte produkter eller tjenester som etterspørres. Forespørsler om forslag og bud bør dokumenteres for å unngå problemer.

Når du ber om selgersvar og forslag, identifiseres og plasseres spesifikke leverandører på en kvalifisert selgerliste. Utvalgte leverandører anses som kvalifiserte basert på deres evne til å tilby varene eller tjenestene med tanke på begrensningene i prosjektet, deres interesse for å tilby varer eller tjenester og rimeligheten av budene deres. Når de potensielle selgerne er satt av, blir forslagene til de utvalgte selgerne evaluert for å bestemme den beste leverandøren for å levere varene eller services. Etter at selgerne er valgt, er det forhandlet om kontrakter.

Administrering av kontrakter er avgjørende for prosjektinnkjøpsoppgaver. Å tydelig skissere forpliktelsene, ansvarene og resultatmålene er avgjørende for å fullføre dette trinnet. Tilfredsstillende ytelse av kontrakten innebærer å spore utførelsen av uttalte mål. Noen ganger kan prosjektinnkjøpssjefen trenge å rette prosesser for å oppnå de ønskede resultatene. Kontraktsendringer bør kontrolleres og dokumenteres for å forhindre unødvendige juridiske krav.

Når kontrakten er fullført, er det siste trinnet å avslutte kontrakten. Kontrakten blir revidert for å sørge for at alle vilkårene i kontrakten ble oppfylt. Kontraktsstenging innebærer å evaluere leverandørens ytelse og dokumentere alle erfaringer med utførelse av kontrakten.

Prosjektinnkjøp er ikke en eksakt vitenskap. Selv om denne prosessen generelt er akseptert i bransjen, kan faktisk utførelse variere mellom organisasjoner. MEventuelle kurs er tilgjengelige som underviser i strategiene som brukes av prosjektinnkjøpsledere. Fellesskapskollegier og utvidede utdanningsavdelinger for universiteter gir ofte klasser om dette emnet.