Hva er prosjektinnkjøp?

Prosjektanskaffelse innebærer en systematisk prosess for å identifisere og anskaffe, gjennom kjøp eller anskaffelse, nødvendige prosjekttjenester, varer eller resultater fra eksterne leverandører som vil utføre arbeidet. Det er vanligvis en funksjon av prosjektlederen; Noen organisasjoner velger imidlertid å velge en annen person enn prosjektleder for å håndtere disse oppgavene. Det er seks prosesser som er anerkjent av prosjektledelsesbransjen som en integrert del av prosjektinnkjøpsstyring.

Den første av disse prosessene er planlegging av kjøp og anskaffelser. I dette trinnet identifiseres behov som krever outsourcing. Kilder for innhenting av nødvendige varer, tjenester eller resultater blir differensiert gjennom en markedsanalyse. I planleggingen av anskaffelsene gjennomgås prosjektmålene for å sikre at anskaffelsen ikke kommer fra de uttalte målene. Gjennomføringen av dette trinnet inkluderer identifisering av ressursene som er nødvendige for anskaffelsen, bestemmelse av kontraktstypen som er nødvendig for å sikre anskaffelsen, og utarbeidelse av en anskaffelsesstyringsplan.

Kontraktsplanlegging, forespørsel om selgersvar og valg av selger er de neste tre prosessene som kan fullføres. Ved avtaleplanlegging er det nødvendig å beskrive produktene eller tjenestene som etterspørres i detalj. Forespørsler om forslag og bud bør dokumenteres for å unngå problemer.

Når du ber om selgersvar og forslag, blir spesifikke leverandører identifisert og plassert på en kvalifisert selgerliste. Utvalgte leverandører anses som kvalifiserte basert på deres evne til å levere varene eller tjenestene med tanke på begrensningene i prosjektet, deres interesse for å levere varene eller tjenestene og rimeligheten av budene deres. Når de potensielle selgerne er blitt skilt ut, blir forslagene fra de valgte selgerne evaluert for å finne den beste leverandøren til å levere varene eller tjenestene. Etter at selgerne er valgt, forhandles det frem kontrakter.

Administrering av kontrakter er avgjørende for anskaffelser av prosjekter. Det er helt nødvendig å skissere forpliktelser, ansvar og resultatmål for å fullføre dette trinnet. Tilfredsstillende utførelse av kontrakten innebærer sporing av utførelsen av uttalte mål. Noen ganger kan prosjektansvarlig være nødvendig å korrigere prosesser for å oppnå de ønskede resultatene. Kontraktsendringer bør kontrolleres og dokumenteres for å forhindre unødvendige juridiske krav.

Når kontrakten er fullført, er det siste trinnet å lukke kontrakten. Kontrakten er revidert for at alle betingelsene i kontrakten ble oppfylt. Avslutning av kontrakten innebærer å evaluere ytelsen til leverandøren og dokumentere eventuelle erfaringer i utførelsen av kontrakten.

Prosjektanskaffelse er ikke en eksakt vitenskap. Selv om denne prosessen generelt er akseptert i bransjen, kan faktisk utførelse avvike mellom organisasjoner. Mange kurs er tilgjengelige som lærer strategiene som brukes av prosjektinnkjøpsledere. Felleskoler og universiteter for utvidet utdanning tilbyr ofte klasser om dette emnet.