O que é aquisição de projetos?
A aquisição do projeto envolve um processo sistemático de identificação e aquisição, por compra ou aquisição, dos serviços, bens ou resultados necessários do projeto de fornecedores externos que realizarão o trabalho. Geralmente é uma função do gerente de projeto; no entanto, algumas organizações optam por selecionar uma pessoa que não seja o gerente do projeto para lidar com essas tarefas. Existem seis processos amplamente reconhecidos pelo setor de gerenciamento de projetos como parte integrante do gerenciamento de compras do projeto.
O primeiro desses processos é o planejamento de compras e aquisições. Nesta etapa, as necessidades que exigem terceirização são identificadas. As fontes para obter os bens, serviços ou resultados necessários são diferenciadas através de uma análise de mercado. No planejamento da aquisição, os objetivos do projeto são revisados para garantir que a aquisição não se desvie dos objetivos estabelecidos. A conclusão desta etapa inclui a identificação dos recursos necessários para a aquisição, a determinação do tipo de contrato necessário para garantir a aquisição e a preparação de um plano de gerenciamento de compras.
Planejamento de contrato, solicitação de respostas do vendedor e seleção do vendedor são os próximos três processos que podem ser concluídos. No planejamento de contratos, é necessário descrever em detalhes os produtos ou serviços solicitados. Solicitações de propostas e propostas devem ser documentadas para evitar problemas.
Ao solicitar respostas e propostas de vendedores, fornecedores específicos são identificados e colocados em uma lista de vendedores qualificados. Os fornecedores selecionados são considerados qualificados com base em sua capacidade de fornecer os bens ou serviços, considerando as restrições do projeto, seu interesse em fornecer os bens ou serviços e a razoabilidade de seus lances. Depois que os possíveis vendedores são separados, as propostas dos vendedores selecionados são avaliadas para determinar o melhor fornecedor para entregar os bens ou serviços. Após a escolha dos vendedores, os contratos são negociados.
A administração de contratos é fundamental para as tarefas de aquisição do projeto. Definir claramente as obrigações, responsabilidades e metas de desempenho é essencial para concluir esta etapa. O desempenho satisfatório do contrato implica acompanhar a execução dos objetivos estabelecidos. Às vezes, o gerente de compras do projeto pode precisar corrigir os processos para obter os resultados desejados. As alterações do contrato devem ser controladas e documentadas para evitar reivindicações legais desnecessárias.
Após a conclusão do contrato, a etapa final é fechar o contrato. O contrato é auditado para garantir que todos os termos do contrato foram cumpridos. O fechamento do contrato envolve a avaliação do desempenho do fornecedor e a documentação de todas as lições aprendidas na execução do contrato.
A aquisição de projetos não é uma ciência exata. Embora esse processo seja geralmente aceito no setor, a execução real pode diferir entre as organizações. Existem muitos cursos que ensinam as estratégias usadas pelos gerentes de compras do projeto. As faculdades comunitárias e os departamentos de educação ampliada das universidades geralmente oferecem aulas sobre esse assunto.