Che cos'è l'approvvigionamento di progetti?
L'approvvigionamento del progetto comporta un processo sistematico di identificazione e acquisizione, attraverso l'acquisto o l'acquisizione, dei servizi di progetto necessari, delle merci o dei risultati da fornitori esterni che eseguiranno il lavoro. Di solito è una funzione del project manager; tuttavia, alcune organizzazioni scelgono di selezionare una persona diversa dal project manager per gestire questi compiti. Esistono sei processi ampiamente riconosciuti dal settore della gestione dei progetti come parte integrante della gestione degli appalti di progetti.
Il primo di questi processi sta pianificando acquisti e acquisizioni. In questa fase vengono identificati i bisogni che richiedono l'outsourcing. Le fonti per ottenere i beni, servizi o risultati richiesti sono differenziate attraverso un'analisi di mercato. Nella pianificazione dell'approvvigionamento, gli obiettivi del progetto vengono rivisti per garantire che l'acquisizione non si discosti dagli obiettivi dichiarati. Il completamento di questa fase include l'identificazione delle risorse necessarie per l'acquisizione, la determinazione del tipo di contratto necessario per garantire l'acquisizione e la preparazione di un piano di gestione degli appalti.
La pianificazione del contratto, la richiesta di risposte del venditore e la selezione del venditore sono i tre processi successivi che potrebbero essere completati. Nella pianificazione del contratto, è necessario descrivere in dettaglio i prodotti o servizi richiesti. Le richieste di proposte e offerte devono essere documentate per evitare problemi.
Quando si richiedono risposte e proposte del venditore, i fornitori specifici vengono identificati e inseriti in un elenco di venditori qualificato. I fornitori selezionati sono considerati qualificati in base alla loro capacità di fornire beni o servizi in considerazione dei vincoli del progetto, del loro interesse a fornire beni o servizi e della ragionevolezza delle loro offerte. Una volta che i potenziali venditori sono stati messi a parte, le proposte dei venditori selezionati vengono valutate al fine di determinare il miglior fornitore per la consegna dei beni o servizi. Dopo aver scelto i venditori, i contratti vengono negoziati.
La gestione dei contratti è fondamentale per i compiti di approvvigionamento del progetto. Definire chiaramente gli obblighi, le responsabilità e gli obiettivi di prestazione è essenziale per completare questo passaggio. L'esecuzione soddisfacente del contratto implica il monitoraggio dell'esecuzione degli obiettivi dichiarati. A volte, il responsabile dell'approvvigionamento del progetto potrebbe dover correggere i processi per ottenere i risultati desiderati. Le modifiche al contratto devono essere controllate e documentate per prevenire richieste legali non necessarie.
Una volta completato il contratto, il passaggio finale è quello di chiudere il contratto. Il contratto viene verificato per accertare che tutti i termini del contratto siano stati rispettati. La chiusura del contratto comporta la valutazione delle prestazioni del fornitore e la documentazione di tutte le lezioni apprese nell'esecuzione del contratto.
L'approvvigionamento del progetto non è una scienza esatta. Sebbene questo processo sia generalmente accettato nel settore, l'esecuzione effettiva può variare a seconda delle organizzazioni. Sono disponibili molti corsi che insegnano le strategie utilizzate dai responsabili degli acquisti di progetti. I college comunitari e i dipartimenti di istruzione estesa delle università spesso tengono lezioni su questo argomento.