Qu'est-ce qu'un achat de projet?
L'acquisition d'un projet implique un processus systématique d'identification et d'acquisition, par achat ou par acquisition, des services, biens ou résultats du projet nécessaires, fournis par des fournisseurs externes qui réaliseront les travaux. C'est généralement une fonction du chef de projet; Cependant, certaines organisations choisissent de choisir une personne autre que le chef de projet pour assumer ces tâches. Il existe six processus largement reconnus par le secteur de la gestion de projets comme faisant partie intégrante de la gestion des achats de projets.
Le premier de ces processus est la planification des achats et des acquisitions. Dans cette étape, les besoins qui nécessitent une externalisation sont identifiés. Les sources d'obtention des biens, services ou résultats requis sont différenciées par une analyse de marché. Lors de la planification de l'approvisionnement, les objectifs du projet sont examinés pour s'assurer que l'acquisition ne s'écarte pas des objectifs déclarés. L’achèvement de cette étape inclut l’identification des ressources nécessaires à l’acquisition, la détermination du type de contrat nécessaire pour sécuriser l’acquisition et la préparation d’un plan de gestion des achats.
La planification du contrat, la demande de réponses du vendeur et la sélection du vendeur sont les trois prochains processus pouvant être complétés. Dans la planification du contrat, il est nécessaire de décrire en détail les produits ou services demandés. Les demandes de propositions et les offres doivent être documentées pour éviter les problèmes.
Lors de la demande de réponses et de propositions de vendeurs, des vendeurs spécifiques sont identifiés et placés sur une liste de vendeurs qualifiés. Les fournisseurs sélectionnés sont considérés comme qualifiés en fonction de leur capacité à fournir les biens ou services, compte tenu des contraintes du projet, de leur intérêt à fournir les biens ou services et du caractère raisonnable de leurs offres. Une fois que les vendeurs potentiels ont été mis à part, les propositions des vendeurs sélectionnés sont évaluées afin de déterminer le meilleur vendeur pour fournir les biens ou les services. Une fois les vendeurs choisis, les contrats sont négociés.
L'administration des contrats est essentielle aux tâches d'approvisionnement du projet. Décrire clairement les obligations, les responsabilités et les objectifs de performance est essentiel à la réalisation de cette étape. Une exécution satisfaisante du contrat implique de suivre l’exécution des objectifs fixés. Parfois, le responsable des achats du projet peut avoir besoin de corriger les processus pour obtenir les résultats souhaités. Les modifications de contrat doivent être contrôlées et documentées pour éviter toute réclamation légale inutile.
Une fois le contrat terminé, la dernière étape consiste à le fermer. Le contrat est audité pour s'assurer que tous les termes du contrat ont été remplis. La clôture du contrat implique l’évaluation des performances du fournisseur et la documentation des enseignements tirés de l’exécution du contrat.
L'achat de projet n'est pas une science exacte. Bien que ce processus soit généralement accepté dans le secteur, l'exécution réelle peut différer d'une organisation à l'autre. De nombreux cours sont disponibles qui enseignent les stratégies utilisées par les responsables des achats du projet. Les collèges communautaires et les départements d'enseignement supérieur des universités dispensent souvent des cours sur ce sujet.