Co to jest zakup projektu?
Zamówienia na projekt obejmują systematyczny proces identyfikacji i zamawiania, poprzez zakup lub nabycie, niezbędnych usług projektowych, towarów lub wyników od zewnętrznych dostawców, którzy będą wykonywać prace. Zwykle jest to funkcja kierownika projektu; jednak niektóre organizacje wybierają osobę inną niż kierownik projektu do obsługi tych obowiązków. Istnieje sześć procesów powszechnie uznawanych przez branżę zarządzania projektami za integralną część zarządzania zamówieniami projektowymi.
Pierwszym z tych procesów jest planowanie zakupów i przejęć. Na tym etapie identyfikowane są potrzeby wymagające outsourcingu. Źródła uzyskiwania wymaganych towarów, usług lub wyników są zróżnicowane poprzez analizę rynku. Podczas planowania zamówienia cele projektu są weryfikowane, aby upewnić się, że nabycie nie odbiega od podanych celów. Zakończenie tego etapu obejmuje identyfikację zasobów niezbędnych do przejęcia, określenie rodzaju umowy potrzebnej do zabezpieczenia przejęcia oraz przygotowanie planu zarządzania zamówieniami.
Planowanie umowy, żądanie odpowiedzi sprzedawcy i wybór sprzedawcy to kolejne trzy procesy, które mogą zostać zakończone. W planowaniu umów należy szczegółowo opisać zamówione produkty lub usługi. Zapytania ofertowe i oferty powinny być udokumentowane, aby uniknąć problemów.
Żądając odpowiedzi i ofert sprzedawcy, konkretni dostawcy są identyfikowani i umieszczani na liście kwalifikowanych sprzedawców. Wybranych dostawców uznaje się za kwalifikowanych na podstawie ich zdolności do dostarczenia towarów lub usług, biorąc pod uwagę ograniczenia projektu, ich zainteresowania dostarczeniem towarów lub usług oraz racjonalności ich ofert. Po oddzieleniu potencjalnych sprzedawców propozycje wybranych sprzedawców są oceniane w celu ustalenia najlepszego dostawcy, który dostarczy towary lub usługi. Po wybraniu sprzedawców umowy są negocjowane.
Administrowanie umowami ma kluczowe znaczenie dla obowiązków związanych z zamówieniami projektowymi. Jasne określenie obowiązków, obowiązków i celów w zakresie wydajności jest niezbędne do wykonania tego kroku. Satysfakcjonujące wykonanie umowy wymaga śledzenia realizacji wyznaczonych celów. Czasami kierownik zamówień projektu może potrzebować poprawić procesy, aby uzyskać pożądane wyniki. Zmiany w umowie powinny być kontrolowane i dokumentowane, aby uniknąć niepotrzebnych roszczeń prawnych.
Po zakończeniu umowy ostatnim krokiem jest zamknięcie umowy. Kontrakt jest kontrolowany w celu upewnienia się, że wszystkie warunki umowy zostały spełnione. Zamknięcie kontraktu obejmuje ocenę wydajności dostawcy i udokumentowanie wszelkich wniosków wyciągniętych z realizacji umowy.
Zamówienia na projekt nie są nauką ścisłą. Chociaż proces ten jest ogólnie akceptowany w branży, faktyczne wykonanie może się różnić w zależności od organizacji. Dostępnych jest wiele kursów, które uczą strategii stosowanych przez kierowników zamówień projektowych. Społeczne kolegia i wydziały edukacji rozszerzonej uniwersytetów często prowadzą zajęcia na ten temat.