Co je to Project Procurement?
Obstarávání projektů zahrnuje systematický proces identifikace a nákupu nezbytných projektových služeb, zboží nebo výsledků od externích prodejců, kteří budou práci provádět, a to prostřednictvím nákupu nebo akvizice. Obvykle je to funkce projektového manažera; Některé organizace se však rozhodnou pro splnění těchto povinností vybrat jinou osobu než vedoucí projektu. Průmysl řízení projektů uznává šest procesů, které jsou nedílnou součástí řízení nákupu projektů.
Prvním z těchto procesů je plánování nákupů a akvizic. V tomto kroku jsou identifikovány potřeby, které vyžadují outsourcing. Zdroje pro získání požadovaného zboží, služeb nebo výsledků se rozlišují prostřednictvím analýzy trhu. Při plánování zadávání zakázek jsou přezkoumávány cíle projektu, aby se zajistilo, že se akvizice neztratí od stanovených cílů. Dokončení tohoto kroku zahrnuje identifikaci zdrojů nezbytných pro akvizici, určení typu smlouvy potřebné k zajištění akvizice a přípravu plánu řízení nákupu.
Další tři procesy, které by mohly být dokončeny, jsou plánování smlouvy, vyžádání odpovědí prodejce a výběr prodejce. Při plánování smluv je nutné podrobně popsat požadované produkty nebo služby. Žádosti o návrhy a nabídky by měly být zdokumentovány, aby se předešlo problémům.
Při vyžádání odpovědí a návrhů prodejce jsou konkrétní prodejci identifikováni a zařazeni na seznam kvalifikovaných prodejců. Vybraní prodejci se považují za kvalifikovaní na základě jejich schopnosti poskytovat zboží nebo služby s ohledem na omezení projektu, jejich zájmu o dodání zboží nebo služeb a přiměřenosti jejich nabídek. Jakmile budou potenciální prodejci odděleni, budou návrhy vybraných prodejců vyhodnoceny s cílem určit nejlepšího prodejce, který bude dodávat zboží nebo služby. Po výběru prodejců jsou sjednány smlouvy.
Správa zakázek je pro plnění úkolů při projektování zásadní. Pro dokončení tohoto kroku je nezbytné jasně stanovit povinnosti, odpovědnosti a výkonnostní cíle. Uspokojivé plnění smlouvy znamená sledování plnění stanovených cílů. Manažer nákupu projektů může občas potřebovat opravit procesy, aby dosáhl požadovaných výsledků. Změny smlouvy by měly být kontrolovány a zdokumentovány, aby se zabránilo zbytečným právním nárokům.
Po dokončení smlouvy je posledním krokem uzavření smlouvy. Smlouva je auditována, aby se zajistilo, že byly splněny všechny podmínky smlouvy. Uzavření smlouvy zahrnuje vyhodnocení výkonu dodavatele a zdokumentování veškerých zkušeností získaných při plnění smlouvy.
Obstarávání projektů není přesná věda. Přestože je tento proces v oboru obecně přijímán, skutečné provádění se může mezi organizacemi lišit. K dispozici je mnoho kurzů, které učí strategie používané vedoucími projektů při zadávání zakázek. Komunitní vysoké školy a katedry rozšířeného vzdělávání univerzit často poskytují kurzy na toto téma.