Hvad er projektudbud?
Projektanskaffelse involverer en systematisk proces med at identificere og indkøbe gennem køb eller erhvervelse af nødvendige projekttjenester, varer eller resultater fra eksterne leverandører, der vil udføre arbejdet. Det er normalt en funktion af projektlederen; nogle organisationer vælger dog at vælge en anden person end projektlederen til at håndtere disse opgaver. Der er seks processer, som projektledelsesindustrien i vid udstrækning anerkender som en integreret del af projektindkøbsledelse.
Den første af disse processer er planlægning af køb og anskaffelser. I dette trin identificeres behov, der kræver outsourcing. Kilder til opnåelse af de krævede varer, tjenester eller resultater differentieres gennem en markedsanalyse. Ved planlægning af indkøb gennemgås projektmål for at sikre, at anskaffelsen ikke afviger fra de angivne mål. Afslutningen af dette trin inkluderer identifikation af de ressourcer, der er nødvendige til erhvervelsen, bestemmelse af den kontraktstype, der er nødvendig for at sikre erhvervelsen, og udarbejdelse af en indkøbsstyringsplan.
Kontraktsplanlægning, anmodning om sælgersvar og valg af sælger er de næste tre processer, der muligvis afsluttes. Ved kontraktplanlægning er det nødvendigt i detaljer at beskrive de produkter eller tjenester, der ønskes. Anmodninger om forslag og bud bør dokumenteres for at undgå problemer.
Når du anmoder om sælgersvar og forslag, identificeres specifikke leverandører og placeres på en kvalificeret sælgerliste. Udvalgte leverandører betragtes som kvalificerede baseret på deres evne til at levere varerne eller tjenesterne i betragtning af projektets begrænsninger, deres interesse i at levere varerne eller tjenesterne og rimeligheden af deres bud. Når de potentielle sælgere er blevet adskilt, evalueres forslagene fra de valgte sælgere for at bestemme den bedste sælger til at levere varerne eller tjenesterne. Når sælgerne er valgt, forhandles kontrakter.
Administrering af kontrakter er afgørende for projektopkøbsopgaver. Det er vigtigt at gennemføre dette trin klart at skitsere forpligtelser, ansvar og præstationsmål. Tilfredsstillende udførelse af kontrakten indebærer sporing af gennemførelsen af de angivne mål. Til tider kan projektindkøbschefen være nødt til at rette processer for at opnå de ønskede resultater. Kontraktsændringer bør kontrolleres og dokumenteres for at forhindre unødvendige juridiske krav.
Når kontrakten er afsluttet, er det sidste trin at lukke kontrakten. Kontrakten revideres for at sikre, at alle betingelser i kontrakten blev opfyldt. Lukning af kontrakten indebærer evaluering af leverandørens ydelse og dokumentation af eventuelle erfaringer i udførelsen af kontrakten.
Projektering er ikke en nøjagtig videnskab. Selvom denne proces generelt accepteres i branchen, kan faktisk udførelse afvige mellem organisationer. Der er mange kurser til rådighed, der lærer de strategier, der bruges af projektindkøbsledere. Fællesskabets colleges og udvidede uddannelsesafdelinger på universiteter leverer ofte klasser om dette emne.