Vad är projektupphandling?

Projektupphandling innebär en systematisk process för att identifiera och anskaffa, genom inköp eller förvärv, nödvändiga projekttjänster, varor eller resultat från externa leverantörer som kommer att utföra arbetet. Det är vanligtvis en funktion av projektledaren; Vissa organisationer väljer dock att välja en annan person än projektledaren för att hantera dessa uppgifter. Det finns sex processer som brett erkänns av projektledningsindustrin som integrerade i projektupphandlingshanteringen.

Den första av dessa processer är att planera inköp och förvärv. I detta steg identifieras behov som kräver outsourcing. Källor för att erhålla erforderliga varor, tjänster eller resultat differentieras genom en marknadsanalys. Vid planeringen av upphandlingen granskas projektmålen för att säkerställa att förvärvet inte avviker från de angivna målen. Slutförandet av detta steg inkluderar identifiering av de resurser som krävs för förvärvet, fastställande av den kontraktstyp som krävs för att säkra förvärvet och utarbetande av en upphandlingsplan.

Kontraktsplanering, begär säljarsvar och välja säljare är de nästa tre processerna som kan avslutas. Vid avtalsplanering är det nödvändigt att i detalj beskriva de produkter eller tjänster som begärs. Förfrågningar om förslag och anbud bör dokumenteras för att undvika problem.

När du begär säljarens svar och förslag identifieras specifika leverantörer och placeras på en kvalificerad säljarlista. Valda leverantörer anses kvalificerade utifrån deras förmåga att tillhandahålla varorna eller tjänsterna med tanke på projektets begränsningar, deras intresse för att tillhandahålla varorna eller tjänsterna och rimligheten i deras bud. När de blivande säljarna har separerats utvärderas de valda säljarnas förslag för att bestämma den bästa säljaren som levererar varorna eller tjänsterna. När säljarna är valda förhandlas kontrakt.

Att hantera kontrakt är avgörande för upphandling av projekt. En tydlig beskrivning av skyldigheter, ansvar och resultatmål är avgörande för att slutföra detta steg. Tillfredsställande utförande av kontraktet innebär att spåra genomförandet av angivna mål. Ibland kan projektupphandlingschefen behöva korrigera processer för att uppnå önskat resultat. Kontraktsändringar bör kontrolleras och dokumenteras för att förhindra onödiga juridiska anspråk.

När kontraktet är klart är det sista steget att stänga kontraktet. Kontraktet granskas så att alla villkor i avtalet uppfylls. Avslutande av kontrakt innebär att utvärdera leverantörens prestanda och dokumentera eventuella lärdomar för att genomföra kontraktet.

Projektupphandling är ingen exakt vetenskap. Även om denna process är allmänt accepterad inom branschen, kan faktiskt utförande skilja sig mellan organisationer. Det finns många kurser som lär ut de strategier som används av projektupphandlingschefer. Gemenskapshögskolor och universitet för utökade utbildningar erbjuder ofta klasser i detta ämne.