Hva gjør en hotellkontorleder?
En hotellkontorsjef har mange ansvarsområder på hotellet hvor han eller hun jobber. Han eller hun har til oppgave å sørge for at frontkontoret, stedet der gjestene først kommer i kontakt med hotellpersonalet, går jevnt og effektivt. Hans eller hennes primære jobb er å føre tilsyn med frontkontoret og trene de ansatte som jobber i dette området av hotellet. Hotellets kontorsjef må også fungere som et kommunikasjonsmiddel mellom daglig leder og andre ansatte. Til slutt er han eller hun ansvarlig for planlegging av personalet.
Rett under daglig leder og assisterende daglig leder er hotellets front office manager ansvarlig for front office, også kjent som resepsjonen. Det er i denne delen av hotellet gjestene sjekker inn og sjekker ut. De fleste hotellene har også resepsjonstjenester i frontkontoret for å hjelpe gjester med en rekke problemer. Siden front office er det området på hotellet der gjestene danner sine første og siste inntrykk av hotellet, må en hotellkontorsjef jobbe hardt for å skape en hyggelig opplevelse for gjestene slik at de kommer tilbake.
En av de spesifikke jobboppgavene til en hotellfrontkontorleder er å trene ansatte som jobber i frontkontoret. Disse andre hotellarbeiderne er portvaktene, gjestene serviceagenter, nattrevisorer, sikkerhetsansvarlige og klokkemenn. Selv om en senior serviceagent kan lære en ny ansatt noen av de tekniske aspektene ved jobben, er for eksempel sjefen for hotellkontoret ansvarlig for å lære de ferdighetene som er nødvendige for å gi utmerket kundeservice. Sammen med å trene ansatte individuelt, må vedkommende være tilgjengelig for å løse eventuelle tvister.
Frontkontorsjefen er en forbindelse mellom daglig leder og ansatte på frontkontoret. Han eller hun informerer ansatte på front office om endringer i hotellpolitikken. Denne personen rapporterer også til daglig leder om problemer som strekker seg fra ansattes ytelse til gjestetilfredshet.
En hotellkontorsjef arrangerer også personalplanlegging. Dette inkluderer å ta hensyn til ansattes forespørsler om ferie eller bestemte fridager. En erfaren leder kan vanligvis utarbeide en plan som oppfyller de ansattes forespørsler, men å avvise en forespørsel er noen ganger uunngåelig. Selv om en hotellfrontkontorsjef oppretter hans eller hennes timeplan sammen med den som de andre ansatte på frontkontorene betyr, betyr viktigheten av jobben vanligvis at han eller hun er på vakt til enhver tid hvis noe problem skulle oppstå.