Hva gjør en personaladministrator?
En personaladministrator jobber i en HR-avdeling og tar ansvar for forhold knyttet til rekruttering, opplæring og oppsigelse av ansatte. Offentlige enheter og virksomheter i alle størrelser har personaladministratorer, selv om organisasjoner i noen tilfeller opererer uten HR-ansatte. I disse tilfellene håndterer avdelingslederne vanligvis bemanningsspørsmål. Store selskaper ansetter ofte et team av personaladministratorer og deler HR-oppgaver mellom disse ansatte. Administratorene rapporterer normalt til en HR eller personalsjef eller direktør.
Når stillinger blir ledige, må personaladministratoren opprette en stillingsrekvisisjon. Dette dokumentet beskriver de grunnleggende stillingsoppgavene, og inneholder vanligvis en liste over faglige og faglige opplysninger som en søker må ha for å bli vurdert til stillingen. Administratorer jobber normalt tett med avdelingsledere for å bestemme lønnsområdet for hver ledige stilling. Åpne stillinger blir ofte lagt ut internt som innebærer at personaladministratoren sender rundt selskapets brede notater eller e-poster for å gjøre potensielle kandidater oppmerksom på stillingen. Hvis et firma ikke kan fylle en stilling innenfra, annonserer administratoren rollen eksternt i aviser, på arbeidskontorer eller online.
Personaladministratoren gjennomgår jobbsøknader og planlegger intervjuer. Hvis ansettelsessjefen ønsker å tilby jobben til en bestemt kandidat, må administratoren forhandle vilkår med søkeren og foreta nødvendig bakgrunn eller referansesjekk. Administratoren utfører ny ansattes orientering som innebærer å forklare bedriftskulturen, fordelene og grunnleggende jobbfunksjonene til de nye rekruttene. I noen tilfeller tar personaladministratoren også ansvaret for opplæring av nyansatte eller for å planlegge opplæringsøkter.
Tvister mellom ansatte og disiplinærsaker behandles normalt av HR-stab. Personaladministratorer må sørge for at avdelingsledere ikke har brutt noen lover ved å diskriminere arbeidstakere eller opptre uetisk. HR-administratorer kan sørge for at ansatte som har dårlige resultater blir nedslått, omskolert eller sparket. Når ansatte blir sagt opp, faller det typisk på personaladministratoren å kansellere de ansattes fordeler og utbetale den sparken ansattes endelige lønnsslipp. Ved noen anledninger inngir ansatte ansatte siktelser mot firmaet, i hvilket tilfelle personelladministratoren må måtte dukke opp i retten for å forklare firmaets oppførsel.
Hos noen firmaer er administratorjobber stillingsnivåer som nyutdannede kan søke på. Store selskaper krever ofte at HR-ansatte har grader innen forretnings-, ledelses- eller personaladministrasjon. Erfarne HR-ansatte kan gå over i lederroller. Generelt har HR-ledere minimal direkte kontakt med andre ansatte i selskapet enn HR-personelladministratorene som de styrer.