Hvad gør en personaleadministrator?
En personaleadministrator arbejder i en HR-afdeling og tager ansvar for spørgsmål, der vedrører rekruttering, uddannelse og opsigelse af medarbejdere. Regeringsenheder og virksomheder i alle størrelser beskæftiger personaleadministratorer, selv om organisationer i nogle tilfælde fungerer uden HR-personale. I disse tilfælde håndterer afdelingsledere typisk bemandingsspørgsmål. Store virksomheder beskæftiger ofte et team af personaleadministratorer og deler HR-opgaver blandt disse ansatte. Administratorerne rapporterer normalt til en HR eller personalechef eller direktør.
Når jobstillinger bliver ledige, skal personaleadministratoren oprette en jobrekvisition. Dette dokument beskriver de grundlæggende jobopgaver og indeholder normalt en liste over de faglige og faglige legitimationsoplysninger, som en ansøger skal have for at blive taget i betragtning til stillingen. Administratorer arbejder normalt tæt sammen med afdelingsledere for at bestemme lønområdet for hver ledige stilling. Åbne positioner indsættes ofte internt, hvilket indebærer, at personaleadministratoren sender rundt om hele virksomheds memorandums eller e-mails for at gøre potentielle kandidater opmærksomme på jobåbningen. Hvis et firma ikke kan udfylde en position indefra, reklamerer administratoren rollen eksternt i aviser, på ansættelseskontorer eller online.
Personaleadministratoren gennemgår jobansøgninger og planlægger samtaler. Hvis ansættelseslederen ønsker at tilbyde jobbet til en bestemt kandidat, skal administratoren forhandle betingelser med ansøgeren og foretage enhver nødvendig baggrund eller referencekontrol. Administratoren udfører ny medarbejderorientering, som involverer at forklare virksomhedskulturen, fordelene og basale jobfunktioner til de nye rekrutter. I nogle tilfælde tager personaleadministratoren også ansvaret for uddannelse af nyansatte eller for planlægning af træningssessioner.
Tvister mellem personale og disciplinærsager håndteres normalt af HR-personale. Personaleadministratorer skal sikre sig, at afdelingsledere ikke har overtrådt nogen love ved at diskriminere arbejdstagere eller handle uetisk. HR-administratorer kan arrangere, at medarbejdere, der er dårligt udført, bliver nedskrevet, omskolet eller fyret. Når medarbejdere opsiges, falder det typisk for personaleadministratoren at annullere medarbejderens fordele og udbetale den fyrede medarbejders endelige løncheck. Ved nogle lejligheder indgiver ansatte, der er opsagt, anklager mod firmaet, i hvilket tilfælde personaleadministratoren muligvis bliver nødt til at optræde i retten for at forklare firmaets opførsel.
Hos nogle firmaer er administratorjobs stillinger på niveau, som kandidater i gymnasiet kan ansøge om. Store virksomheder kræver ofte, at HR-ansatte skal have grader inden for forretnings-, ledelses- eller personaleadministration. Erfarne HR-medarbejdere kan gå over i ledelsesroller. Generelt har HR-ledere minimal direkte kontakt med andre ansatte end HR-personaleadministratorerne, som de administrerer.