Vad gör en personaladministratör?
En personaladministratör arbetar i en personalavdelning (HR) och tar ansvar för frågor som rör rekrytering, utbildning och uppsägning av anställda. Statliga enheter och företag i alla storlekar anställer personaladministratörer, även om organisationer i vissa fall verkar utan HR-personal. I dessa fall hanterar avdelningsledare vanligtvis bemanningsfrågor. Stora företag använder ofta ett team av personaladministratörer och delar HR-uppgifter mellan dessa anställda. Administratörerna rapporterar normalt till en HR eller personalchef eller chef.
När jobbjobb blir lediga måste personaladministratören skapa en arbetsrekvisition. Detta dokument beskriver de grundläggande jobbuppgifterna och innehåller vanligtvis en lista över de akademiska och yrkesmässiga intyg som en sökande måste ha för att kunna övervägas för tjänsten. Administratörer samarbetar normalt nära med avdelningschefer för att bestämma lönegrad för varje ledig position. Öppna positioner publiceras ofta internt, vilket innebär att personaladministratören skickar runt företagets brett memorandum eller e-post för att göra potentiella kandidater medvetna om öppningen. Om ett företag inte kan fylla en position inifrån, annonserar administratören rollen externt i tidningar, på anställningskontor eller online.
Personaladministratören granskar jobbansökningar och schemalägg intervjuer. Om anställningschefen vill erbjuda jobbet till en viss kandidat måste administratören förhandla om villkor med den sökande och genomföra nödvändig bakgrund eller referenskontroll. Administratören utför ny anställdorientering som innebär att förklara företagets kultur, fördelar och grundläggande jobbfunktioner för de nya rekryteringarna. I vissa fall tar personaladministratören också ansvaret för utbildning av nyanställda eller för schemaläggning av utbildningar.
Tvister mellan personal och disciplinärfrågor hanteras normalt av HR-personal. Personaladministratörer måste se till att avdelningschefer inte har brutit mot lagar genom att diskriminera arbetare eller agera oetiskt. HR-administratörer kan ordna att de anställda som har dåligt utförande avlägsnas, omskolas eller avskedas. När anställda sägs upp faller det vanligtvis personaladministratören att avbryta den anställdes förmåner och att utbetala den avskedade anställdas slutliga lönekontroll. Vid vissa tillfällen lämnar anställda upp anklagelser mot företaget, i vilket fall personaladministratören kan behöva dyka upp i domstolen för att förklara företagets beteende.
På vissa företag är administratörsjobb positioner som gymnasieexamen kan ansöka om. Stora företag kräver ofta att HR-personal har examen inom affärs-, lednings- eller personaladministration. Erfaren HR-personal kan övergå till ledningsroller. Generellt sett har HR-chefer minimal direktkontakt med andra anställda än de HR-administratörer som de hanterar.