Hva er en kommunikasjonsrevisjon?
En kommunikasjonsrevisjon er en evaluering av effektiviteten til en organisasjons kommunikasjonsinnsats. Denne innsatsen kan omfatte en rekke forskjellige metoder og materialer, for eksempel annonser og markedsføringssikkerheter, nettsteder, intern kommunikasjon og aksjonærrapporter. En kommunikasjonsrevisjon vil vurdere effektiviteten til hver av disse metodene. Det brukes ofte som et verktøy for å hjelpe til med planlegging eller revurdering av en kommunikasjonsplan eller strategi.
Det er flere årsaker til at et selskap eller en organisasjon kan bestemme seg for å gjennomgå en kommunikasjonsrevisjon. Det kan ha bestemt at kommunikasjonsmetodene er for tynne. Det kan føles at grunnleggende kundeundersøkelser ikke gir et omfattende blikk på effektiviteten av kommunikasjonsstrategiene. Organisasjonen kan ganske enkelt ønske å evaluere selskapets melding for å sikre konsistens på tvers av medier, eller for å nå en ny målgruppe. Uansett årsak er det viktig at organisasjonen skisserer sitt oppdrag, sine verdier eller visjon og sitt publikum før tilsynet, slik at effektiv kommunikasjon av disse elementene kan bli vurdert på en tilstrekkelig måte.
En organisasjon kan utføre sin egen undersøkelse, eller den kan verve tjenestene til et utenforstående byrå for å utføre tilsynet. Det er viktig at en kommunikasjonsrevisjon er grundig i sin undersøkelse av alle eksisterende kommunikasjonsstrategier og aktiviteter. Data kan samles inn gjennom papir eller elektroniske undersøkelser, fokusgrupper eller intervjuer; tilsynet kan teste produkter for brukervennlighet. Det er også viktig at informasjonen samles fra et inkluderende utvalg av individer, inkludert ikke bare selskapets ansatte, men også aksjonærer, klienter og kunder. Andre relevante grupper kan også bli inkludert.
Resultatene fra kommunikasjonsrevisjonen blir vanligvis presentert i form av en omfattende rapport som tydelig identifiserer alle innsamlede data, undersøkelsesmetodene som er brukt og gruppene som er undersøkt. Disse resultatene skal gi organisasjonen informasjon som kan hjelpe deg med å avgjøre hva den gjør riktig og hva den gjør galt. Den skal identifisere eventuelle smutthull eller andre manglende lenker i informasjonskjeden som kan trenge å bli korrigert.
Den komplette rapporten om kommunikasjonsrevisjon kan gi en bedre forståelse av hvordan organisasjonskommunikasjon blir forstått i selskapet, eller deres effektivitet når det gjelder å nå den eksterne målgruppen eller målgruppen. Det kan gi spesifikke eksempler som illustrerer positive eller negative opplevelser relatert til metodene eller budskapet. Ideelt sett vil tilsynsrapporten gi konkrete strategier for å styrke kommunikasjonsteknikker og -politikker. Det kan foreslå hvordan du bedre kan målrette og tilpasse organisasjonens budskap og presentere den på en nyttig måte. Tilsynet kan også foreslå nye måter kommunikasjonsinnsats kan bli strømlinjeformet eller forenkle for å kutte kostnader og tydeliggjøre organisasjonens budskap til fremtidige publikum.