Vad är en kommunikationsrevision?
En kommunikationsrevision är en utvärdering av effektiviteten i en organisations kommunikationsinsatser. Dessa ansträngningar kan innefatta ett antal olika metoder och material, såsom reklam och marknadsföringssäkerhet, webbplatser, intern kommunikation och aktieägarrapporter. En kommunikationsrevision kommer att utvärdera effektiviteten hos var och en av dessa metoder. Det används ofta som ett verktyg för att hjälpa till att planera eller omvärdera en kommunikationsplan eller strategi.
Det finns ett antal skäl till att ett företag eller en organisation kan besluta att genomgå en kommunikationsrevision. Det kan ha bestämt att dess kommunikationsmetoder är för smala. Det kanske känner att grundläggande kundundersökningar inte ger en omfattande titt på effektiviteten i dess kommunikationsstrategier. Organisationen kanske helt enkelt vill utvärdera företagets meddelande för att säkerställa konsistens mellan medierna, eller för att nå en ny målgrupp. Oavsett anledning är det viktigt att organisationen redogör för sitt uppdrag, dess värderingar eller vision och sin publik före revisionen så att effektiv kommunikation av dessa artiklar kan utvärderas på ett adekvat sätt.
En organisation kan utföra sin egen undersökning, eller den kan anlita tjänster från en extern byrå för att utföra revisionen. Det är viktigt att en kommunikationsrevision är grundlig i sin undersökning av alla befintliga kommunikationsstrategier och aktiviteter. Data kan samlas in genom pappers- eller elektroniska undersökningar, fokusgrupper eller intervjuer; revisionen kan testa produkter för kundanvändbarhet. Det är också viktigt att informationen samlas in från ett inkluderande utbud av individer, inklusive inte bara företagets anställda, utan också aktieägare, kunder och kunder. Andra relevanta grupper kan också inkluderas.
Resultaten av kommunikationsrevisionen presenteras vanligtvis i form av en omfattande rapport som tydligt identifierar all insamlad information, de undersökningsmetoder som används och de undersökta grupperna. Dessa resultat bör ge organisationen information som hjälper till att avgöra vad den gör rätt och vad den gör fel. Den ska identifiera eventuella kryphål eller andra saknade länkar i informationskedjan som kan behöva korrigeras.
Den fullständiga rapporten för kommunikationsrevision kan ge en bättre förståelse för hur organisationskommunikation förstås inom företaget, eller deras effektivitet när det gäller att nå den externa målklienten eller publiken. Den kan ge specifika exempel som illustrerar positiva eller negativa upplevelser relaterade till dess metoder eller dess budskap. Helst kommer revisionsrapporten att tillhandahålla konkreta strategier för att stärka kommunikationstekniker och policyer. Det kan föreslå hur man bättre kan rikta in och anpassa organisationens meddelande och presentera det på ett användbart sätt. Revisionen kan också föreslå nya sätt att kommunikationsinsatserna kan strömlinjeformas eller förenklas för att sänka kostnaderna och klargöra organisationens budskap till framtida publik.