Hvad er en kommunikationsrevision?
En kommunikationsrevision er en evaluering af effektiviteten af en organisations kommunikationsindsats. Disse bestræbelser kan omfatte en række forskellige metoder og materialer, såsom reklamer og markedsføringssikkerheder, websteder, intern kommunikation og aktionærrapporter. En kommunikationsrevision vurderer effektiviteten af hver af disse metoder. Det bruges ofte som et værktøj til at hjælpe med at planlægge eller revurdere en kommunikationsplan eller -strategi.
Der er en række grunde til, at en virksomhed eller en organisation kan beslutte at gennemgå en kommunikationsrevision. Det kan have bestemt, at dens kommunikationsmetoder er spredt for tynd. Det kan føles, at grundlæggende kundeundersøgelser ikke giver et omfattende kig på effektiviteten af dens kommunikationsstrategier. Organisationen kan simpelthen ønske at evaluere virksomhedens meddelelse for at sikre konsistens på tværs af medier eller for at nå en ny målgruppe. Uanset årsagen er det vigtigt, at organisationen skitserer sin mission, sine værdier eller vision og sit publikum inden revisionen, så den effektive kommunikation af disse poster kan vurderes på passende måde.
En organisation kan udføre sin egen undersøgelse, eller den kan tilskynde et ydre agenturs tjenester til at udføre revisionen. Det er vigtigt, at en kommunikationsrevision er grundig i sin undersøgelse af alle eksisterende kommunikationsstrategier og aktiviteter. Data kan indsamles gennem papir eller elektroniske undersøgelser, fokusgrupper eller interviews; revisionen kan teste produkter for kundernes brugervenlighed. Det er også vigtigt, at informationen indsamles fra en inkluderende vifte af enkeltpersoner, herunder ikke kun virksomhedens ansatte, men også aktionærer, klienter og kunder. Andre relevante grupper kan også medtages.
Resultaterne af kommunikationsrevisionen præsenteres normalt i form af en omfattende rapport, der klart identificerer alle indsamlede data, de anvendte undersøgelsesmetoder og de undersøgte grupper. Disse resultater skal give organisationen information, der kan hjælpe med at bestemme, hvad den gør rigtigt, og hvad den gør forkert. Den skal identificere eventuelle smuthuller eller andre manglende links i informationskæden, der muligvis skal rettes.
Den fulde kommunikationsrevisionsrapport kan muligvis give en bedre forståelse af den måde, organisatorisk kommunikation forstås i virksomheden, eller deres effektivitet i at nå den eksterne målklient eller målgruppe. Det kan give specifikke eksempler, der illustrerer positive eller negative oplevelser relateret til dens metoder eller dens budskab. Ideelt set vil revisionsrapporten give konkrete strategier til styrkelse af kommunikationsteknikker og -politikker. Det foreslår muligvis, hvordan man bedre målretter og tilpasser organisationens meddelelse og præsenterer den på en nyttig måde. Revisionen kan også foreslå nye måder, hvorpå kommunikationsindsatsen kan strømline eller forenkles for at reducere omkostningerne og tydeliggøre organisationens meddelelse til fremtidige målgrupper.