Hva er en detaljfil?
En detaljfil er en datafil som registrerer en hendelse eller en transaksjon som har skjedd. Av denne grunn kalles det også en transaksjonsfil. Detaljfiler er sammensatt av en serie informasjonsfelt som utgjør en dataregistrering. Feltene kan ofte brukes til å søke gjennom hele samlingen med detaljfiler som er opprettet. Detaljfiler har vanligvis ett nøkkelfelt som kan brukes som et søkekriterium, for eksempel et ansattnummer, kundekontonummer, dato eller annen del av viktig informasjon.
En samling detaljfiler eller transaksjonsposter lagres og behandles av et transaksjonsbehandlingssystem. Hver detaljfil blir lagret i en bestemt periode i transaksjonsbehandlingssystemet hvis den oppfyller et sett kriterier for oppbevaring. For eksempel kan transaksjonsbehandlingssystemet være programmert for bare å beholde en detaljfil som har en fullstendig registrering der alle feltene har gyldige data.
Hver detaljfil er en viktig informasjonsdel som må hentes og behandles av transaksjonsbehandlingssystemet som en del av de normale driftsprosedyrene til en virksomhet. For eksempel kan en detaljfil inneholde informasjon om en spesifikk økonomisk transaksjon. For at betaling skal kunne utføres, må detaljfilen tas og behandles. Filen vil inneholde informasjon om hvem du skal betale, hvor mye du skal betale og hvorfor betalingen gjøres, samt alle andre felt som datasystemet er programmert til å fange opp.
Det er flere kjennetegn ved et detaljfil- og transaksjonsbehandlingssystem som er viktige for å gjøre systemet effektivt. Detaljfilene skal være designet for rask behandling slik at de kan overføres, behandles og lagres så raskt som mulig. Systemet som overfører detaljfilene, skal være pålitelig, slik at ingen detaljfiler går tapt eller feildirigeres. Detaljfiler må standardiseres for å være effektive; å ha samme design for hver detaljfil betyr at transaksjonsbehandlingssystemet kan behandle filen raskt. Til slutt må detaljfilene være tilgjengelige bare under visse omstendigheter slik at informasjonens integritet beholdes.
Detaljfiler kan behandles på forskjellige måter. De kan behandles i en batch til bestemte forhåndsbestemte tider hver dag, uke eller måned. De kan i stedet behandles øyeblikkelig eller i "sanntid", for eksempel under online-transaksjoner. Midlene til å behandle filene avhenger av virksomhetens behov og kundens krav og forventninger.