Che cos'è un file di dettaglio?
Un file di dettaglio è un file di computer che registra un evento o una transazione verificatisi. Per questo motivo, viene anche chiamato un file di transazione. I file di dettaglio sono composti da una serie di campi di informazioni che costituiscono un record di computer. I campi possono spesso essere utilizzati per eseguire ricerche nell'intera raccolta di file di dettagli creati. I file di dettaglio di solito hanno un campo chiave che può essere utilizzato come criterio di ricerca, come un numero di dipendente, un numero di conto cliente, una data o altre informazioni importanti.
Una raccolta di file di dettaglio o record delle transazioni viene archiviata ed elaborata da un sistema di elaborazione delle transazioni. Ogni file di dettagli viene archiviato per un determinato periodo di tempo nel sistema di elaborazione delle transazioni se soddisfa una serie di criteri per la conservazione. Ad esempio, il sistema di elaborazione delle transazioni potrebbe essere programmato per conservare solo un file di dettagli con un record completo in cui tutti i campi contengono dati validi.
Ogni file di dettaglio è un'importante informazione che deve essere recuperata ed elaborata dal sistema di elaborazione delle transazioni come parte delle normali procedure operative di un'azienda. Ad esempio, un file di dettagli potrebbe includere informazioni su una specifica transazione finanziaria. Per poter effettuare il pagamento, il file di dettagli deve essere acquisito ed elaborato. Il file includerebbe informazioni su chi pagare, quanto pagare e perché viene effettuato il pagamento, nonché qualsiasi altro campo che il sistema informatico è programmato per acquisire.
Esistono diverse caratteristiche di un file di dettagli e un sistema di elaborazione delle transazioni che sono importanti per rendere efficiente il sistema. I file di dettaglio devono essere progettati per un'elaborazione rapida in modo che possano essere trasmessi, elaborati e archiviati il più rapidamente possibile. Il sistema che trasmette i file di dettaglio dovrebbe essere affidabile in modo tale che nessun file di dettaglio venga perso o indirizzato erroneamente. I file di dettaglio devono essere standardizzati per essere efficienti; avere lo stesso design per ogni file di dettaglio significa che il sistema di elaborazione delle transazioni può elaborare rapidamente il file. Infine, i file di dettaglio devono essere accessibili solo in determinate circostanze in modo da mantenere l'integrità delle informazioni.
I file di dettaglio possono essere elaborati in diversi modi. Possono essere elaborati in batch in determinati orari prestabiliti ogni giorno, settimana o mese. Potrebbero invece essere elaborati istantaneamente o in "tempo reale", ad esempio durante le transazioni online. I mezzi per elaborare i file dipendono dalle esigenze dell'azienda e dalle esigenze e aspettative del cliente.