Vad är en detaljfil?

En detaljfil är en datorfil som registrerar en händelse eller transaktion som har inträffat. Av denna anledning kallas det också en transaktionsfil. Detaljfiler består av en serie informationsfält som utgör en datorregistrering. Fälten kan ofta användas för att söka igenom hela samlingen med detaljerade filer som skapas. Detaljfiler har vanligtvis ett nyckelfält som kan användas som ett sökkriterium, till exempel ett anställdsnummer, kundkontonummer, datum eller annan viktig information.

En samling detaljfiler eller transaktionsposter lagras och behandlas av ett transaktionsbehandlingssystem. Varje detaljfil lagras under en viss tid i transaktionsbehandlingssystemet om den uppfyller en uppsättning kriterier för lagring. Exempelvis kan transaktionsbehandlingssystemet programmeras för att bara behålla en detaljfil som har en fullständig post där alla fält har giltiga data.

Varje detaljfil är ett viktigt informationsstycke som måste hämtas och behandlas av transaktionsbehandlingssystemet som en del av ett företags normala driftprocedurer. Till exempel kan en detaljfil innehålla information om en specifik finansiell transaktion. För att betalning ska kunna göras måste detaljfilen fångas och behandlas. Filen skulle innehålla information om vem att betala, hur mycket att betala och varför betalningen görs, samt alla andra fält som datorsystemet är programmerat att fånga.

Det finns flera egenskaper hos ett detaljfil- och transaktionsbehandlingssystem som är viktiga för att effektivisera systemet. Detaljfilerna bör utformas för snabb bearbetning så att de kan överföras, bearbetas och lagras så snabbt som möjligt. Systemet som överför detaljfilerna bör vara tillförlitligt så att inga detaljfiler går förlorade eller feldirigerade. Detaljfiler måste standardiseras för att vara effektiva. med samma design för varje detaljfil innebär att transaktionsbehandlingssystemet kan behandla filen snabbt. Slutligen måste detaljfilerna endast vara tillgängliga under vissa omständigheter så att informationens integritet bibehålls.

Detaljfiler kan behandlas på olika sätt. De kan behandlas i en batch vid vissa förutbestämda tider varje dag, vecka eller månad. De kan istället behandlas direkt eller i "realtid", till exempel under online-transaktioner. Metoderna för att bearbeta filerna beror på företagets behov och kundens krav och förväntningar.