Jakie są różne rodzaje kompetencji Project Managera?
Może istnieć tyle różnych kompetencji kierowników projektów, co kierowników projektów, a przynajmniej teoretyków kierowników projektów. Wielu instruktorów kursów zarządzania projektami obejmie trzy główne tematy: umiejętność zarządzania czasem, zasobami i wydatkami. Trzy areny nie są od siebie niezależne, ale są przydatne do rozpoznawania odpowiednich kompetencji wymaganych do odniesienia sukcesu jako kierownik projektu (PM).
Zarządzanie czasem to uwzględnianie harmonogramów i terminów oraz unikanie opóźnień. Kluczową kompetencją kierownika projektu w zakresie zarządzania czasem jest opracowanie szczegółowego opisu pracy. Jest to często przedstawiane jako zestawienie pracy (SOW), obejmujące zakres, który ogranicza projekt i definiuje jego koniec, oraz strukturę podziału pracy (WBS), która przedstawia projekt w postaci zadań podsumowujących, zadań, podzadań oraz szczegółów zadania lub na tyle poziomów, ile potrzeba. Graficzna reprezentacja WBS względem czasu jest zwykle sporządzana jako wykres Gantta lub inny format. PM jest odpowiedzialny za opracowanie i zatwierdzenie SOW, zakresu, WBS i harmonogramu.
Aby upewnić się, że WBS i harmonogram są wykonalne, kierownik projektu musi wykazać się kolejnymi kompetencjami kierownika projektu: umiejętnością komunikowania się z kierownikami działów bez korzyści relacji raportowania. Menedżerowie funkcjonalni zajmują się przede wszystkim wydajnością w swoim obszarze, a mniej integracją z innymi funkcjami. Dlatego PM wykorzystuje zarówno umiejętności ludzi, jak i dogłębne zrozumienie całego projektu, jego technicznych rezultatów oraz ram czasowych i budżetu, aby wyciągnąć szczegółowe informacje, które w przeciwnym razie mogłyby zagrozić harmonogramowi, jeśli nie zostaną szybko odkryte.
Zrozumienie samego projektu wymaga znajomości lub uczenia się wszystkich zadań działu funkcjonalnego, które wiążą się z jakimikolwiek kosztami projektu. Przydatna jest również wiedza na temat prawnej postawy projektu, która może obejmować portfolio patentowe projektu lub plany patentowe. Obszary funkcjonalne, z których można gromadzić dane, obejmują między innymi kontrolę jakości, testowanie produktów, zarządzanie zmianami i inżynierię. Żadna z tych funkcji faktycznie nie tworzy produktu, ale istnieje wiele zadań, które każda z nich musi wykonać, aby wesprzeć projekt.
Zasoby odnoszą się do każdego źródła energii lub materiału, które są wymagane przez projekt lub pomogą w ukończeniu projektu. Za pozyskanie odpowiednich zasobów często odpowiada kierownik działu zakupów. Kupujący wezmą specyfikację i spróbują zamówić te materiały, które spełniają wymagania, bez nadmiernego przekraczania ich przy jak najlepszym koszcie. Kierownik zakupów często ma długą historię kupowania podobnych projektów i dobrze zna sprzedawców i rynki. Korzystając z tej wiedzy i wykorzystując ją do rozważania nowych dostawców, zastępowania materiałów lub negocjowania lepszych cen, szef PM wykazuje inną kompetencję kierownika projektu.
Dział zasobów ludzkich (HR) może być świetnym zasobem dla PM, zajmując się procesem rekrutacji i pomagając PM i menedżerom funkcjonalnym w podejmowaniu decyzji o odpowiednim poziomie zatrudnienia, idealnych kandydatach i negocjowaniu akceptacji ofert pracy. Kluczową kompetencją kierownika projektu jest umiejętność przełożenia WBS na potrzeby siły roboczej i wreszcie na opisy stanowisk. Dział HR ma referencje, aby umożliwić kierownikom działów funkcjonalnych lub kierownikowi ds. Zarządzania ocenę potrzeb projektu w stosunku do dostępnej puli talentów.
Kontrola wydatków zależy od wielu czynników, w tym od czynników niezależnych od zarządzania projektami. PM demonstruje kompetencje kierownika projektu, ograniczając to ryzyko, przewidując wystąpienie przekroczeń, awarii sprzętu i zmian w harmonogramie. Chociaż dokładny charakter trudności nie jest znany, podobnie jak czas, PM może znacznie zwiększyć oczekiwany dobry wynik projektu, dodając zwolnienia, elastyczność i oszczędności do portfela projektu, ilekroć jest to możliwe.
Rachunkowość i finanse stanowią również potrzebę kompetencji kierownika projektu. PM musi zrozumieć ogólne zasady rachunkowości, jak działa oprogramowanie do księgowości projektu, i być świadomym wszelkich struktur finansowych, które mogą wpłynąć na satysfakcjonujące zakończenie projektu. Tworzenie i utrzymanie budżetu projektu jest kluczową kompetencją kierownika projektu. Premier powinien wiedzieć, jak odczytać budżet i jak elementy zamówienia są ze sobą powiązane.