Quali sono i diversi tipi di competenza di Project Manager?
Potrebbero esserci tante diverse competenze di project manager quanti sono i project manager, o almeno i teorici del project manager. Molti degli istruttori dei corsi di gestione del progetto tratteranno tre temi principali: la capacità di gestire tempo, risorse e spese. Le tre arene non sono indipendenti l'una dall'altra ma sono utili per discernere le competenze appropriate richieste per avere successo come project manager (PM).
La gestione del tempo è la considerazione degli orari e delle scadenze e l'evitamento di ritardi. Una competenza chiave del project manager nella gestione del tempo è lo sviluppo di una descrizione dettagliata del lavoro. Questo viene spesso presentato come una dichiarazione di lavoro (SOW), incluso un ambito che limita il progetto e definisce una fine, e una struttura di suddivisione del lavoro (WBS), che delinea il progetto in attività di riepilogo, attività, attività secondarie e dettagli dell'attività o in tutti i livelli necessari. Una rappresentazione grafica della WBS contro il tempo è di solito redatta come un diagramma di Gantt o altro formato. Un PM è responsabile dello sviluppo e dell'approvazione del SOW, del campo di applicazione, del WBS e del programma.
Per garantire che il WBS e il calendario siano fattibili, il PM deve dimostrare un'altra competenza del project manager: la capacità di comunicare con i manager dipartimentali senza il vantaggio di una relazione di rendicontazione. I manager funzionali si occupano principalmente delle prestazioni nella propria area e meno dell'integrazione con altre funzioni. Pertanto, il PM impiega sia le competenze delle persone sia una comprensione approfondita dell'intero progetto, i suoi risultati tecnici, i tempi e il budget per elaborare le informazioni dettagliate che potrebbero altrimenti minacciare il programma se non scoperte rapidamente.
La comprensione sostanziale del progetto stesso implica la conoscenza o l'apprendimento di tutte le attività del dipartimento funzionale che hanno costi di progetto. Anche la conoscenza della posizione legale del progetto è utile, che può includere il portafoglio brevetti del progetto o piani di brevetto. Le aree funzionali da cui potrebbero essere raccolti i dati includono controllo di qualità, test dei prodotti, gestione delle modifiche e ingegneria, tra gli altri. Nessuna di queste funzioni rende effettivamente il prodotto, ma ci sono numerose attività che ognuna di queste deve svolgere per supportare il progetto.
Le risorse si riferiscono a qualsiasi fonte di energia o materiale che sono richiesti dal progetto o aiuteranno il completamento del progetto. L'acquisizione di risorse adeguate è spesso di responsabilità del responsabile degli acquisti. Gli acquirenti prenderanno le specifiche e tenteranno di ordinare quei materiali che soddisfano i requisiti senza superarli eccessivamente al miglior costo possibile. Il responsabile degli acquisti ha spesso una lunga storia di acquisti per progetti simili e conosce bene venditori e mercati. Sfruttando tale conoscenza e basandosi su di essa per considerare nuovi fornitori, sostituire materiali o negoziare prezzi migliori, un PM mostra un'altra competenza del project manager.
Il dipartimento delle risorse umane (risorse umane) può essere una grande risorsa per il PM gestendo il processo di assunzione e aiutando il PM e i responsabili funzionali a decidere su livelli di personale adeguati, candidati ideali e negoziare l'accettazione delle offerte di lavoro. Una competenza chiave del project manager è la capacità di tradurre la WBS in esigenze di manodopera e infine in descrizioni di posti di lavoro. Il dipartimento risorse umane ha i riferimenti per consentire ai responsabili del dipartimento funzionale o al PM di valutare le esigenze del progetto rispetto al pool di talenti disponibili.
Il controllo delle spese dipende da molti fattori, compresi quelli al di fuori del controllo della gestione del progetto. Il PM dimostra una competenza del project manager mitigando tali rischi anticipando che ci saranno sovraccarichi, guasti alle apparecchiature e cambi di programma. Mentre la natura esatta della difficoltà è sconosciuta, così come i tempi, il PM può aumentare notevolmente il buon risultato atteso dal progetto aggiungendo ridondanze, flessibilità e risparmi al portafoglio del progetto ogni volta che ne viene data l'opportunità.
Contabilità e finanza rappresentano anche una necessità per la competenza del project manager. Il PM deve comprendere i principi contabili generali, come funziona il software di contabilità del progetto ed essere consapevole di eventuali strutture finanziarie che possono influire sul soddisfacente completamento del progetto. La creazione e il mantenimento del budget del progetto è una competenza chiave del project manager. Il PM dovrebbe sapere come leggere il budget e in che modo gli elementi pubblicitari sono correlati tra loro.