Vilka är de olika typerna av projektledarkompetens?

Det kan finnas lika många olika projektledarkompetenser som det finns projektledare, eller åtminstone projektledare-teoretiker. Många av instruktörerna för projektledningskurser kommer att täcka tre huvudteman: förmågan att hantera tid, resurser och utgifter. De tre arenorna är inte oberoende av varandra men är användbara för att urskilja lämpliga kompetenser som krävs för att lyckas som projektledare (PM).

Tidshantering handlar om scheman och tidsfrister och undviker förseningar. En viktig projektledares kompetens i tidens hantering är utvecklingen av en detaljerad arbetsbeskrivning. Detta presenteras ofta som ett uttalande om arbete (SOW), inklusive ett omfång som begränsar projektet och definierar ett slut, och en arbetsuppdelningsstruktur (WBS), som beskriver projektet i sammanfattande uppgifter, uppgifter, deluppgifter och uppgiftsdetaljer eller i så många nivåer som behövs. En grafisk representation av WBS mot tiden utarbetas vanligtvis som ett Gantt-diagram eller annat format. En statschef ansvarar för utvecklingen och godkännandet av SOW, omfattningen, WBS och schemat.

För att säkerställa att WBS och tidsplanen är genomförbar, måste PM visa en annan projektledares kompetens: förmågan att kommunicera med avdelningschefer utan fördelen av ett rapporteringsförhållande. Funktionella chefer handlar främst om prestationer inom sitt eget område och mindre med att integrera med andra funktioner. Därför utnyttjar statsministeren både färdigheter för människor och en fördjupad förståelse av det totala projektet, det är tekniska leveranser och tidsramen och budgeten för att ta fram detaljerad information som annars kan hota schemat om den inte upptäcks snabbt.

Betydande förståelse av själva projektet innebär att man är bekant med eller lär sig alla funktionella avdelningsuppgifter som har några projektkostnader. Kunskap om projektets juridiska ställning är också användbar, vilket kan inkludera projektets patentportfölj eller patentplaner. Funktionella områden från vilka data kan samlas in inkluderar bland annat kvalitetskontroll, produkttest, förändringshantering och teknik. Ingen av dessa funktioner gör faktiskt produkten, men det finns många uppgifter som alla måste utföra för att stödja projektet.

Resurser hänvisar till alla energikällor eller material som krävs av projektet eller som kommer att underlätta genomförandet av projektet. Anskaffning av lämpliga resurser är ofta upphandlingschefens ansvar. Köpare kommer att ta specifikationer och försöka beställa material som uppfyller kraven utan att överskrida dem till bästa möjliga kostnad. Upphandlingschefen har ofta en lång historia av att köpa för liknande projekt och känner leverantörerna och marknaderna väl. Genom att dra nytta av denna kunskap och bygga vidare på att överväga nya leverantörer, ersätta material eller för att förhandla fram bättre prissättning, visar en PM en annan projektledares kompetens.

Personalavdelningen (HR) kan vara en stor resurs för PM genom att hantera anställningsprocessen och hjälpa PM och funktionella chefer att besluta om lämpliga bemanningsnivåer, ideala kandidater och förhandla om godkännande av jobberbjudanden. En viktig projektledares kompetens är förmågan att översätta WBS till arbetskraftsbehov och slutligen till jobbbeskrivningar. HR-avdelningen har referenser för att göra det möjligt för de funktionella avdelningscheferna eller PM att utvärdera projektets behov mot den tillgängliga talangpoolen.

Kostnadskontroll är beroende av många faktorer, inklusive de som ligger utanför projektledningens kontroll. Ministerrådet demonstrerar en projektledares kompetens genom att mildra dessa risker genom att förutse att det kommer att bli överskridanden, utrustningsfel och planera förändringar. Även om den exakta beskaffenheten är okänd, liksom tidpunkten, kan PM höja det förväntade goda utfallet av projektet kraftigt genom att lägga till uppsägningar, flexibilitet och besparingar i projektportföljen när det ges möjlighet.

Redovisning och ekonomi representerar också ett behov av projektledares kompetens. Riksdagen måste förstå allmänna redovisningsprinciper, hur programvaran för projektredovisning fungerar och vara medveten om finansieringsstrukturer som kan påverka projektets tillfredsställande genomförande. Skapande och underhåll av projektbudgeten är en viktig projektledares kompetens. Riksdagen ska veta hur man läser budgeten och hur raderna är relaterade till varandra.