Co to jest oświadczenie o zakresie?

Deklaracja zakresu to pisemny dokument przygotowany przez kierownika projektu na początku każdego znaczącego projektu biznesowego lub budowlanego. Dokument ten powinien być udostępniony klientowi, jeśli jest to praca zewnętrzna, lub sponsorowi, jeśli projekt ma być wykonany we własnym zakresie. Głównym celem deklaracji zakresu jest szczegółowe przedstawienie celów projektu, kroków podjętych w celu osiągnięcia tych celów oraz przeszkód i kosztów związanych z całym procesem. W ten sposób może zapewnić rodzaj listy kontrolnej, która określa, czy przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem, czy nie.

Zadaniem kierownika projektu jest pełnienie funkcji nadzorcy wszystkich różnorodnych aspektów każdego rodzaju projektu, dla którego zatrudniona jest jego firma. W zależności od wielkości projektu może to być pozornie przytłaczające zadanie bez pewnego określenia celów i zadań, z którymi można się konsultować podczas procesu. Deklaracja zakresu służy temu celowi i jest ważna nie tylko dla kierownika projektu, ale także dla klientów, którzy potrzebują wykonanej pracy.

Wiele elementów powinno być zawartych w efektywnym zestawieniu zakresu. Powinien on najpierw zidentyfikować przyczynę podjęcia tego projektu, ustanawiając go jako rodzaj problemu, który projekt ma rozwiązać. Po tym powinien nastąpić dowolny produkt, który ma stworzyć projekt. Ten produkt jest zasadniczo rozwiązaniem problemu zidentyfikowanego w pierwszej części.

Od tego momentu opis zakresu powinien stać się bardziej szczegółowy w opisach potrzeb i realiów projektu. Oświadczenie powinno dawać jasny obraz tego, co dokładnie zespół kierownika projektu może dostarczyć do procesu, a także tego, co jest poza ich zasięgiem, a zatem muszą być dostarczone przez innych. W ten sposób kierownik może dokładnie określić, czego można oczekiwać od jego pracowników podczas projektu.

Kolejna część oświadczenia o zakresie powinna być poświęcona kosztom, zarówno pod względem kosztu projektu, jak i, jeśli jest to rodzaj umowy biznesowej, kwoty, którą powinien wygenerować. Po zakończeniu projektu szybka konsultacja pierwotnego oświadczenia nie powinna pozostawiać wątpliwości, czy misja projektu została osiągnięta. Działa jak rodzaj umowy między kierownikiem projektu a klientem, a jeśli zostanie wykonany właściwie, eliminuje wszelkie niepewności, które mogą być szkodliwe dla obu stron.