Co je prohlášení o rozsahu?
Prohlášení o rozsahu je písemný dokument připravený projektovým manažerem na začátku jakéhokoli významného obchodního nebo stavebního projektu. Tento dokument by měl být sdílen se zákazníkem, jedná-li se o externí práci, nebo se sponzorem, pokud má být projekt prováděn interně. Hlavním cílem prohlášení o rozsahu je podrobný popis cílů projektu, kroků přijatých k dosažení těchto cílů a překážek a nákladů spojených s celým procesem. Tímto způsobem může poskytnout typ kontrolního seznamu, který určuje, zda byl projekt úspěšným podnikem po jeho dokončení.
Úlohou projektového manažera je jednat jako dohlížitel nad všemi nesourodými aspekty jakéhokoli druhu projektu, pro který je jeho firma najata. V závislosti na velikosti projektu to může být zdánlivě ohromující úkol bez jakéhokoli prohlášení o cílech a cílech, které lze během procesu konzultovat. K tomuto účelu slouží prohlášení o rozsahu a je důležité nejen pro projektového manažera, ale také pro klienty, kteří potřebují vykonanou práci.
Mnoho položek by mělo být zahrnuto do účinného prohlášení o rozsahu. Nejprve by měla identifikovat důvod, proč se tento projekt provádí, a nastavit jej jako druh problému, který má projekt napravit. To by mělo následovat bez ohledu na produkt, který má projekt vyrobit. Tento produkt je v podstatě řešením problému uvedeného v první části.
Od tohoto okamžiku by mělo být prohlášení o rozsahu podrobněji popsáno v popisech potřeb a skutečností projektu. Prohlášení by mělo poskytnout jasný obrázek o tom, co přesně tým projektového manažera může do procesu přinést, a co nespadá do jejich dosahu, a proto musí být poskytnuty ostatními. Tímto způsobem může manažer přesně stanovit, co lze od jeho pracovníků očekávat během projektu.
Další část prohlášení o rozsahu by měla být věnována nákladům, a to jak z hlediska toho, kolik bude stát projekt, a pokud jde o nějaký obchodní obchod, tak i z peněz, které by měl generovat. Po dokončení projektu by rychlá konzultace s původním prohlášením neměla pochybovat o tom, zda bylo nebo nebylo dosaženo cíle projektu. Funguje jako druh smlouvy mezi projektovým manažerem a zákazníkem, a pokud bude provedeno správně, eliminuje veškeré nejistoty, které mohou být pro obě strany škodlivé.