Co to jest zautomatyzowany sekretarz?

Zautomatyzowana sekretarka to urządzenie, które kieruje połączenia w biurze. Urządzenia te są często używane przez małe firmy w celu zapewnienia podstawowego filtru między biurem a niepożądanymi połączeniami telefonicznymi, takimi jak telemarketery lub nieprawidłowe numery. Większe firmy często będą miały prawdziwego sekretarza do wykonywania tej funkcji, co spowoduje, że automatyczny sekretarz stanie się zbędny. Termin ten jest często używany jako synonim wirtualnej sekretarki, ale w rzeczywistości są one bardzo różne. Wirtualna sekretarka to prawdziwa osoba, ale nie taka, która jest obecna w samym przedsiębiorstwie.

W większości przypadków automatyczna sekretarka to małe pudełko, które podłącza się do linii telefonicznej między telefonem a ścianą. Gdy znany i zatwierdzony numer zadzwoni na linię, sekretarka umożliwi połączenie bezpośrednio z telefonem. W przypadku niezatwierdzonych, nieznanych lub zastrzeżonych numerów, automatyczny sekretarka przechwyci je.

Ogólnie, przechwycenie tego typu oznacza, że ​​zautomatyzowany system odbiera połączenie i żąda podstawowych informacji od dzwoniącego. Po uzyskaniu odpowiedzi na pytania urządzenie zadzwoni do podłączonego telefonu i przekaże te informacje odbiorcy - który następnie ma możliwość odebrania połączenia. Jeśli numer jest znany jako zły lub odbiorca odmawia połączenia, połączenie zostanie przekierowane na pocztę głosową lub po prostu rozłączone.

Częstym błędem jest założenie, że wirtualna i automatyczna sekretarka to to samo. Wirtualny sekretarz to niezależny kontrahent, który działa jako sekretarka ze zdalnej lokalizacji. Zazwyczaj pracownicy ci będą mieli biuro domowe i będą wykonywać wspólną pracę sekretarską, często dla kilku różnych firm. Do typowych zadań należy odbieranie telefonu, przepisywanie nagranych listów lub przemówień oraz organizowanie podróży.

Mimo że te dwa rodzaje sekretarek są bardzo różne, mają podobną ogólną metodologię. Usuwając zarówno przestrzeń, jak i koszt tradycyjnej sekretarki, firma może działać przy znacznie niższych kosztach ogólnych. Dzięki temu firma może funkcjonować na poziomie, w którym mogła zbankrutować w ramach tradycyjnego systemu. Ponadto korzystanie z funkcji automatycznego telefonu wirtualnej sekretarki często pozwala firmie wyglądać na większą i lepiej zorganizowaną.

W przypadku wirtualnej sekretarki outsourcing pracy zapewnia dodatkowe korzyści. Pojedynczy pracownik może pracować dla wielu firm jednocześnie, zamiast być zmuszanym do pracy w niepełnym wymiarze godzin. Ponadto praca w domu pozwala osobom z małymi dziećmi, niepełnosprawnościami lub nieprzewidywalnym harmonogramom kontynuować pracę na rynku pracy.