Co je automatizovaný sekretář?

Automatizovaný sekretář je zařízení, které směruje hovory v kanceláři. Tato zařízení jsou často používána malými podniky jako způsob, jak zajistit základní filtr mezi kancelářskými a nežádoucími telefonními hovory, jako jsou telemarketers nebo špatná čísla. Větší podniky budou často mít sekretáře skutečného života, aby tuto funkci vykonávaly, čímž se automatizovaný sekretář stane zbytečným. Tento termín je často používán synonymně s virtuální sekretářkou, ale dva jsou ve skutečnosti velmi odlišné. Virtuální sekretářka je skutečná osoba, pouze ne taková, která je přítomna v samotném podniku.

Ve většině případů je automatizovaný sekretář malý box, který se připojuje k telefonní lince mezi telefonem a stěnou. Pokud na linku zavolá známé a schválené číslo, tajemník umožní volání přímo do telefonu. Pokud neschválené, neznámé nebo omezené číslo volá, automatická sekretářka to zachytí.

Odposlech tohoto typu obecně znamená, že automatizovaný systém odpoví na volání a vyžádá si od volajícího základní informace. Po zodpovězení jeho otázek zařízení zavolá připojený telefon a předá tyto informace příjemci - který pak má možnost přijmout hovor. Pokud je číslo známé jako špatné nebo příjemce odmítne hovor, bude hovor namísto toho směrován do hlasové schránky nebo jednoduše odpojen.

Častou chybou je předpokládat, že virtuální a automatizovaný sekretář jsou to samé. Virtuální sekretář je nezávislý dodavatel, který pracuje jako sekretář ze vzdáleného místa. Tito pracovníci obvykle budou mít domácí kancelář a budou vykonávat společnou sekretářskou práci, často pro několik různých společností. Mezi běžné úkoly patří odpovídání na telefon, přepis zaznamenaných dopisů nebo projevů a organizování cest.

Přestože se oba typy sekretářů velmi liší, mají podobnou celkovou metodologii. Tím, že odstraní jak prostor, tak náklady tradičního sekretáře, může podnik běžet s mnohem nižší režií. To umožňuje, aby podnik fungoval na úrovni, kde mohl podle tradičního systému bankrotovat. Kromě toho použití automatizovaných telefonních funkcí virtuálního sekretáře často umožní, aby se podnik objevil větší a lépe organizovaný.

V případě virtuálního sekretáře poskytuje outsourcing práce další výhody. Jeden pracovník může pracovat pro více společností současně, než aby byl nucen k práci na částečný úvazek. Práce z domova navíc umožňuje lidem s malými dětmi, zdravotním postižením nebo nepředvídatelným plánem pokračovat v práci na pracovní síle.