Vad är en automatiserad sekreterare?
En automatiserad sekreterare är en enhet som dirigerar samtal på ett kontor. Dessa enheter används ofta av små företag som ett sätt att tillhandahålla ett grundläggande filter mellan kontoret och oönskade telefonsamtal, till exempel telemarketers eller felnummer. Större företag har ofta en verklig sekreterare för att utföra denna funktion, vilket gör den automatiska sekreteraren överflödig. Denna term används ofta synonymt med virtuell sekreterare, men de två är faktiskt väldigt olika. En virtuell sekreterare är en verklig person, bara inte en som finns i verksamheten själv.
I de flesta fall är en automatiserad sekreterare en liten låda som ansluts till telefonlinjen mellan telefonen och väggen. När ett känt och godkänt nummer ringer upp linjen tillåter sekreteraren att samtalet går direkt till telefonen. Om ett ej godkänt, okänt eller begränsat antal samtal kommer den automatiserade sekreteraren att fånga upp det.
Generellt innebär en avlyssning av denna typ att ett automatiserat system svarar på samtalet och begär grundläggande information från den som ringer. Efter att ha fått svar på frågorna kommer enheten att ringa den anslutna telefonen och vidarebefordra den informationen till mottagaren - som sedan har möjlighet att ringa samtalet. Om numret är känt som dåligt eller om mottagaren avvisar samtalet dirigeras samtalet istället till röstbrevlådan eller helt enkelt kopplas bort.
Ett vanligt misstag är att anta att en virtuell och en automatiserad sekreterare är samma sak. En virtuell sekreterare är en oberoende entreprenör som fungerar som sekreterare från en avlägsen plats. Dessa arbetare har vanligtvis ett hemmakontor och utför gemensamt sekretariatsarbete, ofta för flera olika företag. Vanliga uppgifter inkluderar att svara på telefonen, transkribera inspelade brev eller tal och göra researrangemang.
Även om de två typerna av sekreterare är mycket olika har de en liknande övergripande metod. Genom att ta bort både utrymmet och kostnaden för en traditionell sekreterare kan ett företag driva med mycket lägre omkostnader. Detta gör att ett företag kan fungera på en nivå där det kan ha gått i konkurs under det traditionella systemet. Användningen av de automatiska telefonfunktionerna hos en virtuell sekreterare gör det ofta möjligt för ett företag att vara större och bättre organiserade.
När det gäller den virtuella sekreteraren ger outsourcing av arbete ytterligare fördelar. En enda arbetare kan arbeta för ett antal företag samtidigt, snarare än att tvingas in i ett enda deltidsjobb. Dessutom gör arbetet hemifrån personer med små barn, funktionshinder eller oförutsägbara scheman att fortsätta arbeta i arbetskraften.