Was ist ein automatisierter Sekretär?
Eine automatisierte Sekretärin ist ein Gerät, das Anrufe in einem Büro weiterleitet. Diese Geräte werden häufig von kleinen Unternehmen verwendet, um einen grundlegenden Filter zwischen dem Büro und unerwünschten Telefonanrufen wie Telemarketing oder falschen Nummern bereitzustellen. Größere Unternehmen verfügen häufig über eine echte Sekretärin, die diese Funktion ausführt, wodurch die automatisierte Sekretärin überflüssig wird. Dieser Begriff wird oft synonym mit virtueller Sekretärin verwendet, aber die beiden sind tatsächlich sehr unterschiedlich. Eine virtuelle Sekretärin ist eine tatsächliche Person, nur keine Person, die im Unternehmen selbst präsent ist.
In den meisten Fällen handelt es sich bei einer automatisierten Sekretärin um eine kleine Box, die an die Telefonleitung zwischen Telefon und Wand angeschlossen wird. Wenn eine bekannte und genehmigte Nummer die Leitung anruft, kann der Sekretär den Anruf direkt an das Telefon weiterleiten. Wenn eine nicht genehmigte, unbekannte oder eingeschränkte Nummer anruft, wird sie von der automatischen Sekretärin abgefangen.
Im Allgemeinen bedeutet ein Abfangen dieses Typs, dass ein automatisiertes System den Anruf beantwortet und grundlegende Informationen vom Anrufer anfordert. Nachdem das Gerät Antworten auf seine Fragen erhalten hat, ruft es das angeschlossene Telefon an und leitet diese Informationen an den Empfänger weiter. Dieser hat dann die Möglichkeit, den Anruf anzunehmen. Wenn die Nummer als schlecht bekannt ist oder der Empfänger den Anruf ablehnt, wird der Anruf stattdessen an Voicemail weitergeleitet oder einfach getrennt.
Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass eine virtuelle und eine automatisierte Sekretärin dasselbe sind. Eine virtuelle Sekretärin ist ein unabhängiger Auftragnehmer, der von einem entfernten Standort aus als Sekretärin tätig ist. In der Regel haben diese Mitarbeiter ein Heimbüro und führen gemeinsame Sekretariatsarbeiten aus, häufig für mehrere verschiedene Unternehmen. Häufige Aufgaben sind der Anrufbeantworter, das Aufzeichnen von Briefen oder Reden und das Treffen von Reisevorbereitungen.
Obwohl die beiden Sekretariatstypen sehr unterschiedlich sind, weisen sie eine ähnliche allgemeine Methodik auf. Indem der Platz und die Kosten einer herkömmlichen Sekretärin eingespart werden, kann ein Unternehmen mit einem viel geringeren Overhead betrieben werden. Dies ermöglicht es einem Unternehmen, auf einer Ebene zu arbeiten, auf der es unter dem traditionellen System möglicherweise bankrott gegangen ist. Durch die Verwendung der automatisierten Telefonfunktionen einer virtuellen Sekretärin kann ein Unternehmen häufig größer und besser organisiert erscheinen.
Im Falle der virtuellen Sekretärin bietet die Auslagerung von Arbeit zusätzliche Vorteile. Ein einzelner Arbeitnehmer kann für mehrere Unternehmen gleichzeitig arbeiten, anstatt gezwungen zu sein, einen einzigen Teilzeitjob zu übernehmen. Darüber hinaus können Menschen mit kleinen Kindern, Behinderungen oder unvorhersehbaren Terminen von zu Hause aus weiterarbeiten.