Hvad er en automatiseret sekretær?
En automatiseret sekretær er en enhed, der dirigerer opkald på et kontor. Disse enheder bruges ofte af små virksomheder som en måde at tilvejebringe et grundlæggende filter mellem kontoret og uønskede telefonopkald, f.eks. Telemarketers eller forkerte numre. Større virksomheder har ofte en virkelighedssekretær til at udføre denne funktion, hvilket gør den automatiserede sekretær overflødig. Dette udtryk bruges ofte synonymt med virtuel sekretær, men de to er faktisk meget forskellige. En virtuel sekretær er en faktisk person, bare ikke en der er til stede i selve virksomheden.
I de fleste tilfælde er en automatiseret sekretær en lille kasse, der tilsluttes telefonlinjen mellem telefonen og væggen. Når et kendt og godkendt nummer ringer til linjen, tillader sekretæren, at opkaldet går direkte til telefonen. Hvis et ikke-godkendt, ukendt eller begrænset antal opkald, vil den automatiserede sekretær aflytte det.
Generelt betyder en aflytning af denne type, at et automatiseret system besvarer opkaldet og anmoder om grundlæggende oplysninger fra den, der ringer. Efter at have fået svar på dets spørgsmål, ringer enheden til den tilsluttede telefon og videresender denne information til modtageren - som derefter har mulighed for at tage opkaldet. Hvis nummeret er kendt som dårligt, eller modtageren afviser opkaldet, dirigeres opkaldet i stedet til en telefonsvarer eller blot afbrydes.
En almindelig fejl er at antage, at en virtuel og en automatiseret sekretær er den samme ting. En virtuel sekretær er en uafhængig entreprenør, der fungerer som en sekretær fra et fjerntliggende sted. Disse arbejdere har typisk et hjemmekontor og udfører fælles sekretariatsarbejde, ofte for flere forskellige virksomheder. Almindelige opgaver inkluderer besvarelse af telefonen, transkription af indspillede breve eller indlæg og aftale rejseordninger.
Selvom de to typer sekretærer er meget forskellige, har de en lignende overordnet metode. Ved at fjerne både pladsen og omkostningerne ved en traditionel sekretær kan en virksomhed køre med en meget lavere omkostning. Dette gør det muligt for en virksomhed at fungere på et niveau, hvor den muligvis er gået konkurs under det traditionelle system. Derudover vil brugen af de automatiserede telefonfunktioner i en virtuel sekretær ofte give en virksomhed mulighed for at se større og bedre organiseret ud.
For den virtuelle sekretær giver outsourcing af arbejde yderligere fordele. En enkelt arbejdstager kan arbejde for et antal virksomheder samtidig, snarere end at blive tvunget til et enkelt deltidsjob. Derudover tillader arbejde hjemmefra personer med små børn, handicap eller uforudsigelige tidsplaner at fortsætte med at arbejde i arbejdsstyrken.