自動秘書とは何ですか？

自動秘書は、オフィスでの呼び出しをルーティングするデバイスです。これらのデバイスは、オフィスとテレマーケティングや間違った番号などの望ましくない電話の間に基本的なフィルターを提供する方法として、中小企業がよく使用しています。大規模な企業には、多くの場合、この機能を実行するための実生活の秘書があり、自動秘書を冗長にします。この用語は、多くの場合、仮想秘書と同義語で使用されますが、2つは実際には非常に異なります。仮想秘書は実際の人であり、ビジネス自体に存在するものではありません。

ほとんどの場合、自動秘書は電話と壁の間の電話ラインに接続する小さな箱です。既知の承認された番号がラインを呼び出すと、秘書は電話が電話に直接送られることを許可します。承認されていない、未知の、または制限された番号の呼び出しがある場合、自動秘書はそれを傍受します。

一般的に、このタイプの傍受は、自動化されたシステムが呼び出しに応答して要求することを意味します発信者からの基本情報。質問への回答を受け取った後、デバイスは接続された電話を呼び出し、その情報を受信機に中継します。レシーバーは、電話をかけるオプションがあります。番号が悪いと知られている場合、または受信者がコールを拒否した場合、代わりにコールはボイスメールにルーティングされるか、単に切断されます。

よくある間違いは、仮想秘書と自動秘書が同じであると仮定することです。仮想秘書は、遠隔地の秘書として活動する独立した請負業者です。通常、これらの労働者はホームオフィスを持ち、多くの場合、いくつかの異なる企業で共通の秘書作業を行います。一般的なタスクには、電話への回答、録音された手紙やスピーチの転写、旅行の手配が含まれます。

2種類の秘書は非常に異なっていますが、同様の全体的な方法論があります。 removによって伝統的な秘書のスペースとコストの両方を紹介すると、ビジネスははるかに低いオーバーヘッドで運営することができます。これにより、ビジネスは従来のシステムの下で破産した可能性のあるレベルで機能できます。さらに、仮想秘書の自動化された電話機能を使用すると、ビジネスがより大きく、より良く整理されているように見えることがよくあります。

仮想秘書の場合、作業のアウトソーシングは追加の利点を提供します。単一の労働者は、単一のパートタイムの仕事に追い込まれるのではなく、同時に多くの企業で働くことができます。さらに、在宅勤務により、幼い子供、障害、または予測不可能なスケジュールを持つ人々が労働力で営業し続けることができます。