自動化された秘書とは何ですか？

自動化された秘書は、オフィスで通話をルーティングするデバイスです。 これらのデバイスは、オフィスとテレマーケティング担当者や間違った番号などの望ましくない電話との間の基本的なフィルターを提供する方法として、小規模企業でよく使用されます。 大規模な企業では、この機能を実行するための実務的な秘書が必要になることが多く、自動化された秘書が冗長になります。 この用語は、多くの場合、仮想秘書と同義で使用されますが、実際にはこの2つは非常に異なっています。 仮想秘書は実在の人物であり、ビジネス自体に存在する人物ではありません。

ほとんどの場合、自動化された秘書は電話と壁の間の電話回線に差し込む小さな箱です。 既知の承認された番号が回線に電話をかけると、秘書は電話が直接電話に行くことを許可します。 承認されていない番号、不明な番号、または制限された番号が呼び出された場合、自動化された秘書はそれを傍受します。

通常、このタイプのインターセプトとは、自動化されたシステムが呼び出しに応答し、発信者に基本情報を要求することを意味します。 質問への回答を取得した後、デバイスは接続された電話を呼び出し、その情報を受信者にリレーします。 番号が不良として知られている場合、または受信者がコールを拒否する場合、代わりにコールはボイスメールにルーティングされるか、単に切断されます。

よくある間違いは、仮想の秘書と自動化された秘書が同じものであると仮定することです。 仮想秘書は、遠隔地から秘書として働く独立した請負業者です。 通常、これらの労働者はホームオフィスを持ち、多くの場合複数の異なる企業で共通の秘書業務を行います。 一般的なタスクには、電話への応答、記録された手紙やスピーチの転写、旅行の手配が含まれます。

2種類の秘書は非常に異なっていますが、全体的な方法論は似ています。 従来の秘書のスペースとコストの両方を排除することで、企業ははるかに低いオーバーヘッドで運営できます。 これにより、従来のシステムでは破産した可能性のあるレベルでビジネスを機能させることができます。 さらに、仮想秘書の自動電話機能を使用すると、多くの場合、ビジネスがより大きく組織化されたように見えます。

仮想秘書の場合、仕事のアウトソーシングは追加の利点を提供します。 単一の労働者は、単一のパートタイムの仕事を強いられるのではなく、複数の企業で同時に働くことができます。 さらに、自宅で仕事をすることで、幼い子ども、障害、または予測できないスケジュールを持つ人々が労働力で働き続けることができます。