Cos'è un segretario automatizzato?
Un segretario automatizzato è un dispositivo che percorso le chiamate in un ufficio. Questi dispositivi sono spesso utilizzati dalle piccole imprese come un modo per fornire un filtro di base tra l'ufficio e le telefonate indesiderate, come telemarket o numeri sbagliati. Le aziende più grandi avranno spesso un segretario della vita reale per svolgere questa funzione, rendendo ridondante il segretario automatizzato. Questo termine è spesso usato sinonimo di segretario virtuale, ma i due sono in realtà molto diversi. Un segretario virtuale è una persona reale, proprio non presente all'interno dell'azienda stessa.
Nella maggior parte dei casi, un segretario automatizzato è una piccola scatola che si collega alla linea del telefono tra il telefono e il muro. Quando un numero noto e approvato chiama la linea, il segretario consentirà alla chiamata di andare direttamente al telefono. Se un numero non approvato, sconosciuto o limitato, il segretario automatizzato lo intercetterà.
In generale, un'intercettazione di questo tipo significa che un sistema automatizzato risponde alla chiamata e alla richiestaInformazioni di base ESTS dal chiamante. Dopo aver ricevuto risposte alle sue domande, il dispositivo chiamerà il telefono connesso e trasmetterà tali informazioni al ricevitore, che ha quindi la possibilità di accettare la chiamata. Se il numero è noto come cattivo o il ricevitore nega la chiamata, la chiamata verrà invece indirizzata alla segreteria vocale o semplicemente disconnessa.
Un errore comune è supporre che un segretario virtuale e automatizzato sia la stessa cosa. Un segretario virtuale è un appaltatore indipendente che opera come segretario da una posizione remota. In genere, questi lavoratori avranno un ufficio a casa e svolgeranno un lavoro di segreteria comune, spesso per diverse aziende. Le attività comuni includono la risposta al telefono, la trascrizione di lettere o discorsi registrati e la realizzazione di accordi di viaggio.
Anche se i due tipi di segretari sono molto diversi, hanno una metodologia generale simile. Da rimuovereSia lo spazio che il costo di un segretario tradizionale, un'azienda è in grado di correre con un sovraccarico molto più basso. Ciò consente a un'azienda di funzionare a un livello in cui potrebbe essere fallito sotto il sistema tradizionale. Inoltre, l'utilizzo delle funzionalità del telefono automatizzato di un segretario virtuale consentirà spesso a un'azienda di apparire più grande e meglio organizzata.
Nel caso del segretario virtuale, l'outsourcing del lavoro offre ulteriori vantaggi. Un singolo lavoratore può lavorare per un certo numero di aziende contemporaneamente, piuttosto che essere costretto a un unico lavoro part-time. Inoltre, lavorare da casa consente alle persone con bambini piccoli, disabilità o programmi imprevedibili per continuare a operare nella forza lavoro.