Co to jest zarządzanie zmianami?

Zarządzanie zmianami jest zdefiniowanym, znormalizowanym procesem stosowanym w zarządzaniu usługami informatycznymi do koordynowania i kontrolowania wszystkich zmian wprowadzanych do istniejącego produkcyjnego rozwiązania technicznego.

Każda organizacja może stworzyć własny proces zarządzania zmianami, oparty na względnej wielkości firmy i zasobach ludzkich. Za zarządzanie zmianą zazwyczaj odpowiada kierownik lub kierownik działu informatycznego. W większości firm związanych z zarządzaniem zmianami są standardowe funkcje i procesy.

Standardowy proces to metoda systematycznego rejestrowania wszystkich proponowanych zmian w systemie produkcyjnym lub działającym na żywo, przeprowadzania analizy kosztów i korzyści, oceny wpływu i ryzyka, tworzenia uzasadnienia biznesowego lub uzasadnienia żądania i uzyskania zgody właściciela procesu biznesowego. Po zatwierdzeniu zarządzanie zmianami obejmuje faktyczną implementację tej zmiany, wraz z monitorowaniem wpływu, tworzeniem raportu podsumowującego i aktualizowaniem statusu wniosku o zmianę w szerszym systemie śledzenia.

Celem procesu zarządzania zmianami jest systematyczna ocena wniosków o zmianę, ustalanie priorytetów, planowanie zasobów do wdrożenia i odpowiedni poziom wsparcia. W ramach tej struktury administrator systemu jest odpowiedzialny za zapewnienie najlepszego możliwego wykorzystania personelu, sprzętu i zasobów, aby sprostać wymaganiom użytkowników. Proces zarządzania zmianami obejmuje wszystkie zmiany dotyczące sprzętu, oprogramowania, dokumentacji i procedur wsparcia.

Zarząd musi zatwierdzić wszelkie wnioski wykorzystujące proces zarządzania zmianami. Kierownicy działów funkcjonalnych i kadra kierownicza wyższego szczebla odpowiadają za sprawdzenie propozycji zmian i wszystkich załączonych dokumentów. Rady te zwane są Radami Doradczymi lub Komitetami Sterującymi. W skład tego zarządu musi wchodzić przedstawiciel działu usług finansowych posiadający wystarczające uprawnienia do oceny kosztów propozycji zmian i doradzania grupie w sprawie wymaganych dodatkowych kosztów i możliwości poniesienia tych kosztów.

Kierownik działu odpowiedzialny za proces zarządzania zmianami musi mieć dobre umiejętności komunikacyjne, funkcjonalne lub techniczne usługi komputerowe oraz zdolność do wypełnienia luki między wymaganiami biznesowymi a zdolnością rozwiązania technicznego do spełnienia tych potrzeb.

Proces zarządzania zmianą jest stosowany w systemach produkcyjnych, operacyjnych. Proces projektowania lub rozwoju systemów różni się naciskiem na analizę i dokumentację. W środowisku programistycznym jest więcej swobody w badaniu konkretnego kąta jako możliwego rozwiązania potrzeby biznesowej. Po zakończeniu tej analizy przeprowadzana jest ocena w celu określenia potencjalnych korzyści tego rozwiązania i możliwych obszarów do wdrożenia. Konsultacje z właścicielami procesów biznesowych muszą zostać zakończone przed dalszym rozwojem.