Co je to Change Management?

Řízení změn je definovaný, standardizovaný proces používaný ve správě služeb informačních technologií ke koordinaci a řízení všech změn provedených ve stávajícím výrobním technickém řešení.

Každá organizace si může vytvořit svůj vlastní proces řízení změn na základě relativní velikosti společnosti a personálních zdrojů. Za řízení změn je obvykle odpovědný vedoucí nebo vedoucí oddělení informačních technologií. Ve většině podniků je řízení změn využíváno standardními funkcemi a procesy.

Standardní postup je metoda systematického zaznamenávání všech navrhovaných změn ve výrobním nebo živém systému, dokončení analýzy nákladů a přínosů, vyhodnocení dopadu a rizik, vytvoření obchodního případu nebo zdůvodnění žádosti a získání souhlasu od vlastníka obchodního procesu. Po schválení zahrnuje řízení změn skutečnou implementaci této změny, spolu s monitorováním dopadu, vytvořením souhrnné zprávy a aktualizací stavu žádosti o změnu v širším systému sledování.

Účelem procesu řízení změn je mít systematickou metodu vyhodnocování požadavků na změnu, určování priorit, plánování zdrojů pro implementaci a příslušnou úroveň podpory. V rámci této struktury je správce systému zodpovědný za zajištění co nejlepšího využití personálu, vybavení a zdrojů k uspokojení požadavků uživatelů. Proces správy změn zahrnuje všechny změny týkající se hardwaru, softwaru, podpory a dokumentace.

Správní rada musí schválit všechny žádosti využívající proces řízení změn. Za přezkoumání návrhů žádostí o změnu a všech přiložených dokumentů jsou odpovědní vedoucí funkčních oddělení a vrchní vedení společnosti. Tyto rady se nazývají Poradní výbory pro změnu nebo řídící výbory. Do této rady musí být zahrnut zástupce finančního oddělení, který má dostatečnou pravomoc vyhodnotit náklady na návrhy na změnu a poradit skupině potřebné dodatečné náklady a proveditelnost vynaložení těchto nákladů.

Vedoucí oddělení odpovědný za proces řízení změn musí mít dobré komunikační dovednosti, funkční nebo technické zázemí počítačových služeb a schopnost překlenout propast mezi obchodními požadavky a schopností technického řešení, které tyto potřeby uspokojí.

Proces řízení změn se používá u výrobních, operačních systémů. Proces pro projektové nebo vývojové systémy se liší v důrazu na analýzu a dokumentaci. Ve vývojovém prostředí existuje více prostoru pro prozkoumání konkrétního úhlu jako možného řešení podnikových potřeb. Jakmile je tato analýza provedena, je dokončeno vyhodnocení, aby se určily možné přínosy tohoto řešení a možné oblasti pro implementaci. Konzultace s vlastníky obchodních procesů musí být dokončena dříve, než se jakýkoli vývoj posune vpřed.